Welche Fahrtkosten sind steuerlich absetzbar?

Hauptsächlich sind Fahrtkosten im steuerlichen Kontext die Kosten, die aufgrund von Fahrten zur Arbeitsstätte oder aufgrund von anderen dienstlichen Fahrten entstehen. Unter bestimmten Umständen (bspw. bei Krankheit) können auch private Fahrten steuerlich berücksichtigt werden. Folgende drei Arten der steuerlichen Absetzbarkeit kommen infrage:

Werbungskosten für Selbstständige und Angestellte

Arbeitnehmer und Selbstständige können Kosten für Fahrten zum Arbeitsplatz als Werbungskosten geltend machen („Pendlerpauschale“).

Betriebsausgaben für Selbstständige und Unternehmer

Zu den Betriebsausgaben zählen beispielsweise Kosten für Fahrten zum Kunden, für Dienstreisen sowie die Fahrtkosten, die angestellten Mitarbeitern Ihres Unternehmens in diesem Zusammenhang entstehen. Auch Selbstständige, deren Fahrtkosten die Pauschalbeträge der Werbungskosten übersteigen, können diese als Betriebsausgaben abrechnen.

Sonderaufwendungen für Selbstständige, Unternehmer und Angestellte

Unabhängig von der beruflichen Situation können Fahrtkosten, die beispielsweise aufgrund von eigener Krankheit oder Krankheit/Behinderung eines nahen Angehörigen entstehen, als sogenannte „außergewöhnliche Belastung“ abgesetzt werden.

Bei der Fahrtkostenabrechnung für Selbstständige und Unternehmer muss zunächst bestimmt werden, ob das genutzte Fahrzeug dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Die Entscheidung wird je nachdem, für welchen Zweck und wie häufig der Firmenwagen verwendet wird, getroffen:

• Bis 10 % betriebliche Nutzung: Privatvermögen
• Betriebliche Nutzung über 50 %: Betriebsvermögen (Firmenwagen)
• Betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 %: Sie dürfen die Zuordnung zu Privat- oder Betriebsvermögen selbst bestimmen

Ist der Pkw Teil des Privatvermögens, werden die Fahrtkosten in der Regel als Werbungskosten über die Entfernungspauschale (ähnlich wie bei Angestellten) abgerechnet. Ist der Wagen hingegen Teil des Betriebsvermögens, werden die Fahrtkosten als Betriebskosten abgerechnet.

Tatsächliche Fahrtkosten oder lieber pauschal abrechnen?

Die einfachste Art, Fahrtkosten zu berechnen, ist die Abrechnung über die Entfernungspauschale. Die Fahrtkosten werden dann als Werbungskosten abgerechnet. Die Entfernungspauschale gilt für die einfache Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte sowie für weitere dienstliche Fahrten mit dem privaten Pkw und wird pro Kilometer mit 30 Cent verrechnet. 2021 wird die Pendlerpauschale im Rahmen des Klimapakets nun angehoben: Ab dem 21. Kilometer gilt dann eine Pauschale von 35 Cent pro Kilometer.

Wichtig: Diese Pauschale darf nur auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage im Jahr (etwa 220 bis 280 Tage) und nur einmal pro Arbeitstag berechnet werden. Pro Kalenderjahr werden maximal 4.500 € berücksichtigt. Über die Entfernungspauschale können Sie sogar dann Fahrtkosten abrechnen, wenn der Weg zur Arbeit gar nicht mit dem Pkw, sondern beispielsweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder sogar zu Fuß zurückgelegt wird.

Übersteigen die Fahrtkosten 4.500 € im Jahr, können Selbstständige diese als Betriebsausgaben geltend machen, auch wenn der Pkw zum Privatvermögen gehört. Dasselbe gilt, wenn mehrere unterschiedliche Tätigkeitsstätten besucht werden. In beiden Fällen müssen jedoch die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden. Zu diesen tatsächlichen Fahrtkosten gehören nicht nur die Ausgaben für Treibstoff, sondern auch Kosten für KFZ-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung und Abschreibung.

Diese Kosten werden zusammengerechnet und durch die Anzahl der insgesamt gefahrenen Kilometer geteilt. So wird eine individuelle Kilometerpauschale errechnet, die die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer übersteigen kann. Mithilfe dieser individuellen Kilometerpauschale und der dienstlich zurückgelegten Kilometer werden nun die tatsächlichen Fahrtkosten ermittelt.

Werden die Fahrten mit einem Dienstwagen erledigt, werden die Fahrtkosten grundsätzlich als Betriebsausgaben angesetzt. Um die Fahrtkosten zu berechnen und sauber von den Kosten für private Fahrten mit dem Dienstwagen zu trennen, können Sie die 1%-Regelung anwenden oder sich für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden.

Wie Sie Fahrtkosten als Arbeitgeber abrechnen

Fahrtkosten, die Ihren Angestellten im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, können Sie als Arbeitgeber als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehören beispielsweise Fahrten zum Kunden oder Fahrtkosten für Dienstreisen, die dem Arbeitnehmer in der Regel voll erstattet werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Angestellten einen Fahrtkostenzuschuss für den Weg zur Arbeitsstätte zu gewähren. Dieser ist – im Vergleich zu einer Lohnerhöhung – steuerlich günstiger für Sie beide, denn es fallen nur 15 % Lohnsteuer, jedoch keine Sozialabgaben an (ausgenommen sind ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Außerdem kann der Zuschuss ebenfalls komplett als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Angestellte Geschäftsführer im eigenen Unternehmen

Sind Sie als Geschäftsführer im eigenen Unternehmen angestellt, gelten Sie steuerlich in Bezug auf Fahrtkostenabrechnungen ebenfalls als Angestellter. Somit greifen für Sie die folgenden Regelungen für Arbeitnehmer.

Auch Arbeitnehmer können die Entfernungspauschale nutzen, um Fahrtkosten von der Wohnung zum Arbeitsplatz steuerlich abzusetzen – allerdings auch hier nur die einfache Fahrt und nur eine Fahrt pro Arbeitstag. Sollte eine doppelte Haushaltsführung aus beruflichen Gründen notwendig sein, kann zusätzlich eine einfache Fahrt pro Woche zwischen den Haushalten mit 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden.

Die Kosten für Dienstfahrten (Kundenbesuche, Dienstreisen etc.) übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Das bedeutet, dass diese Kosten auf Arbeitnehmerseite auch nicht steuerlich abgesetzt werden können, da die Fahrtkosten für den Arbeitnehmer keine Belastung bedeuten. Hierbei ist zu beachten, dass der Anspruch auf diese Kostenerstattung verfallen kann. Halten Sie also eventuelle Fristen ein, wenn es darum geht, die Erstattung von Fahrtkosten beim Arbeitgeber zu beantragen.

Wenn Fahrtkosten vom Arbeitgeber übernommen werden

Gewährt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten von der Wohnung zum Arbeitsplatz oder übernimmt er sie sogar vollständig, bedeutet das für den Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil. Der Zuschuss ist lediglich mit 15 % Lohnsteuer zu versteuern, Sozialabgaben fallen nicht an. Außerdem ist der Aufwand für den Arbeitnehmer deutlich geringer, da der Arbeitgeber die Fahrtkostenabrechnung beim Finanzamt übernimmt. Allerdings darf dieser Zuschuss natürlich nicht mehr in Form von Fahrtkosten vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden.

Ein möglicher Nachteil dieses Modells liegt darin, dass ein eventuelles Arbeitslosen- oder Krankengeld auf dem Lohn des Arbeitnehmers basiert. Während eine Lohnerhöhung sich also positiv auf diese Bezüge auswirkt, ist das bei einem Zuschuss zu den Fahrtkosten nicht der Fall.

Sowohl Selbstständige und Unternehmer als auch Arbeitnehmer profitieren davon, Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Dies ist entweder mittels Pauschalen oder aber über die Berechnung der tatsächlichen Kosten möglich. Fahrtkosten können als Werbungskosten, als Betriebsausgaben und unter Umständen auch als außergewöhnliche Belastung von der Steuer abgesetzt werden.

Zum Teil stehen verschiedene Möglichkeiten der Fahrtkostenabrechnung zur Auswahl. Da die Steuerersparnis unterschiedlich hoch ausfallen kann, lohnt es sich, sich auch zu weiterführenden Themen wie der 1%-Regelung, dem Führen eines Fahrtenbuchs oder Abschreibungen zu informieren.

Mit dem Begriff Fahrtkosten sind alle Ausgaben für Fahrten gemeint, die man für den einfachen Weg zum Hauptarbeitsplatz benötigt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer die Fahrten mit dem eigenen PKW, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad, einem Dienstwagen oder in einer Fahrgemeinschaft vornimmt. Generell ist es jedoch möglich, dass Arbeitnehmer die entstehenden Fahrtkosten absetzen und damit steuerlich beim Finanzamt geltend machen.

Dabei verändert sich je nach Verkehrsmittel auch die Höhe des Betrags, die pro Kilometer für die Fahrkosten in der Steuererklärung abgesetzt werden dürfen. Zusätzlich gibt es einen Betrag, der sich als Fahrgeld bei der Fahrtkostenerstattung pauschal von der Steuer absetzen lässt. Dieser Betrag wird offiziell als Entfernungspauschale, aber oftmals auch als Kilometerpauschale, Fahrtkostenpauschale oder Pendlerpauschale bezeichnet.

Fahrtkosten von der Steuer absetzen - Regeln für die Steuererklärung

Damit Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten absetzen können, müssen diese als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung vorhanden sein. Diese Werbungskosten für die Fahrten werden auch Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt. Dabei ist es entscheidend zu wissen, dass pro gefahrenem Kilometer immer pauschal 30 Cent als Fahrtkostenpauschale steuerlich absetzbar sind. Allerdings zählt für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale immer nur der einfache Weg zur Arbeit, nicht der Hin- und Rückweg. Zusätzlich erkennt das Finanzamt beim Fahrgeld nicht unbegrenzt viele Fahrten zur Arbeit und wieder zurück an. Wer zum Beispiel fünf Tage pro Woche arbeitet, kann beim Finanzamt 220 bis zu 230 Fahrten angeben. Bei sechs Tagen Arbeit pro Woche sind es dagegen 260 bis 280 Fahrten für die Fahrtkostenerstattung.

Neben dieser Begrenzung der maximalen Anzahl an Fahrten, die man in der Steuererklärung als Fahrtkosten absetzen kann, gibt es noch eine weitere Regelung. Denn jeder Arbeitnehmer muss für die Fahrtkostenerstattung immer den kürzesten Arbeitsweg wählen. Das bedeutet für die Fahrtkostenpauschale, längere Fahrten sind für die Fahrtkostenerstattung beim Finanzamt nur zulässig, wenn diese Umwege verkehrsgünstiger sind. Außerdem gilt seit Januar 2021 zusätzlich noch die folgende Regel: Für die ersten 20 Kilometer lassen sich als Fahrgeld pro gefahrenem Kilometer 30 Cent absetzen, für alle darüberhinausgehenden Kilometer je 35 Cent. Allgemein sind damit bis zu 4.500 Euro als Fahrkostenerstattung und Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale absetzbar.

Fahrtkosten absetzen mit dem Kilometersatz - Die Kilometerpauschale berechnen

Wer beim Finanzamt seine Fahrtkosten absetzen möchte, aber nicht auf den pauschalen Betrag zurückgreift, kann auch den sogenannten Kilometersatz für die Steuererklärung ermitteln. Dieser bezieht sich auf die tatsächlichen Fahrzeug-Kosten pro Jahr. Die folgenden Schritte sind für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale notwendig:

1. Alle Kfz-Kosten der letzten 12 Monate ermitteln, zum Beispiel die Reparaturkosten, Treibstoffe, Pflege, Kosten für die Garage, Kfz-Steuer, Haftpflichtversicherung, Zinsen für Anschaffungsdarlehen etc. Dabei gelten Parkgebühren, Unfallkosten, Strafzettel sowie Beiträge für eine Unfallversicherung nicht als Kfz-Kosten der Fahrtkostenpauschale.
2. Die anteilige Abschreibung des PKW berechnen, womit die Wertminderung von Vermögensgegenständen gemeint ist. Diese Info zur Fahrtkostenerstattung lässt sich mithilfe einer Tabelle des Bundesfinanzministeriums bestimmen.
3. Nun erfolgt die Berechnung des Kilometersatzes und damit die Kosten pro gefahrenem Kilometer. Dafür werden alle Kosten durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Anschließend lässt sich dieser Wert dann als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, wobei zur Absicherung der Fahrtkostenpauschale auch immer Belege vorhanden sein sollten.

Doppelte Haushaltsführung

Eine Besonderheit gibt es noch bei der doppelten Haushaltsführung, also zum Beispiel bei Familien. Denn auch die Kosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Auch hier lassen sich die Fahrtkosten damit absetzen. Dabei gilt die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro bei Familienheimfahrten übrigens nicht.

Fahrtkosten absetzen ohne eigenes Auto

Die Fahrtkostenpauschale oder Entfernungspauschale lässt sich grundsätzlich unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel einreichen. Deshalb können auch Arbeitnehmer, die ihren täglichen Weg zur Arbeit per Fuß oder mit dem Fahrrad zurücklegen, die Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen und damit die Fahrtkosten absetzen. Hierbei ist jedoch die Kostendeckelung des Fahrgelds zu beachten.

Denn Arbeitnehmer, die mit dem Motorrad oder Moped bzw. Fahrrad oder im Rahmen einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit fahren, können maximal 4.500 Euro Kostendeckelung als Werbungskosten der Fahrtkostenpauschale einreichen. Bei den öffentlichen Verkehrsmittel sind es ebenfalls bis zu 4.500 Euro als Fahrtkostenpauschale.

3 Tricks, die beim Fahrtkosten absetzen helfen

Die folgenden Tricks können das Fahrtkosten absetzen noch weiter erleichtern, um die die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale beim Finanzamt zu erweitern:

Trick 1: Bei Dienstreisen lassen sich Fahrtkosten absetzen

Wer nicht nur zur Arbeit fährt, sondern im Auftrag des Arbeitgebers oder im Rahmen der Ausbildung eine Dienstreise unternimmt, kann beim Finanzamt ebenfalls seine Fahrtkosten absetzen. Dabei läuft die Berechnung dann zwar über die Reisekosten, jedoch werden diese Kosten trotzdem in der Steuererklärung angegeben. Für jeden einzelnen Kilometer lassen sich somit 30 Cent als Fahrtkostenpauschale absetzen und das nicht nur für eine einfache Fahrt am Tag. Sondern sowohl für die Hinfahrt als auch für die Rückfahrt. Generell sind diese Ausgaben nicht als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale, sondern als Dienstreisekosten ausgewiesen.

Trick 2: Eine Teilstrecke gehört ebenfalls in die Steuererklärung

Was viele beim Fahrgeld nicht wissen: Auch Kosten für eine Teilstrecke, die mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt wird, sind steuerlich als Fahrtkosten absetzbar. Dazu gehört zum Beispiel der Weg zum Bahnhof, um dann mit dem Zug zur Arbeit weiterzufahren. Besonders praktisch ist, dass für diese Teilstrecken beim Finanzamt keine steuerliche Höchstgrenze existiert. Somit dürfen die Teilstrecken bei der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale unbegrenzt immer in der Steuererklärung auftauchen.

Trick 3: Auch Selbstständige können Fahrtkosten absetzen

Tatsächlich lohnt sich das Fahrtkosten absetzen beim Finanzamt auch für Selbstständige. Denn wer für sein eigenes Unternehmen unterwegs ist und beispielsweise Kundenbesuche macht, kann die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Auf diese Weise lassen sich die Fahrtkosten als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen. Dabei gilt auch zwischen Wohnung und Firmensitz, wie beim Arbeitnehmer, die Entfernungspauschale bzw. Fahrtkostenpauschale.

Fazit beim Pendlerpauschale absetzen

Wenn du deine Fahrtkosten absetzen bzw. in der Steuererklärung angeben möchtest, solltest du dich zunächst mit der Berechnung vertraut machen. Denn nur dann ist es möglich, eine möglichst hohe Summe bei den Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Falls du dir trotzdem die Berechnung der Fahrtkosten und der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale nicht zutraust, lohnt es sich zudem bei einem Steuerberater nachzufragen. Denn insgesamt sind für lange Arbeitswege hohe Summen als Fahrtkostenerstattung absetzbar. Und kein Arbeitnehmer oder Selbstständiger sollte sich diese Chance der steuerlichen Vorteile beim Finanzamt rund um das Fahrgeld entgehen lassen.

Häufige Fragen (FAQ) zum Fahrtkosten absetzen

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