Wie speichere ich ein word dokument als pdf
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Wer Word-Dateien per E-Mail oder über andere Kanäle mit Dritten teilt, der stellt fest: Häufig sind Dateien zum Versenden zu groß oder können vom Empfänger aus Kompatibilitätsgründen nicht geöffnet werden. Um diese und weitere Probleme zu umgehen, lassen sich Word-Dateien als PDF speichern. Über Microsoft Word gelingt dies schnell und kostenlos.

Die Abkürzung „PDF“ steht für die englische Bezeichnung „Portable Document Format“. Es handelt sich bei PDF um ein plattformübergreifendes Dateiformat. Das heißt: Sowohl Nutzer eines Mac als auch eines Windows-PCs öffnen PDF-Dokumente problemlos.

Es ist unerheblich, ob der PC über eine Microsoft-Lizenz verfügt oder nicht. PDFs lassen sich über verschiedene kostenfreie Programme öffnen. Gerade das ist der zentrale Vorteil dieses Dateiformates gegenüber einer klassischen Word-Datei. Und PDFs weisen weitere Besonderheiten auf: Ein Dokument im PDF-Format ist zum einen unveränderlich. Zum anderen nimmt das Portable Document Format weniger Speicherplatz ein als eine klassische Text- oder Bilddatei.

Um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, ermöglicht es Microsoft, jede Word-Datei als PDF zu speichern. Mit wenigen Handgriffen gelingt Ihnen die Konvertierung in eine platzsparende und unveränderliche PDF-Datei.

Die Umwandlung von Word in PDF ist besonders dann wünschenswert, wenn ein Word-Dokument per E-Mail oder über einen Messenger Dienst versendet wird. Im PDF-Format ist Ihr Schriftstück weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt veränderbar. Besonders, wenn Sie ein Dokument aus beruflichen Gründen zur Information von Vertragspartnern versenden, lohnt es sich, PDF Dateien mit Lesezeichen zu erstellen. Sie stellen sicher, dass der Adressat das Dokument öffnen und an der zugeordneten Passage lesen kann.

Ein besonderer Clou: Mit Word können Sie Textdateien automatisch als PDF Dateien verschicken. Sie müssen Sie die Datei nicht umwandeln oder konvertieren und nicht einmal das Programm Word verlassen. Durch wenige Klicks öffnet sich ausgehend von Word ein E-Mail-Fenster. Die Datei im neuen PDF-Format wird automatisch angehängt. Dateien dieses Formattyps sind nicht nur vor Bearbeitung geschützt, sondern sparen auch noch Speicherplatz. Besonders beim Versenden größerer Dateien ist das nützlich.

Indem Sie ein Dokument als PDF speichern, umgehen Sie geschickt Probleme mit inkompatibler Software oder Hardware. Während sich Word-Dateien nur öffnen lassen, wenn das kostenpflichtige Office-Paket installiert ist, lassen sich PDFs mit meist kostenloser Software von jedem PC aus öffnen. Häufig sind solche PDF-Reader sogar bereits standardmäßig installiert.

Praktisches Add-In für Word 2007

Um in Office 2007 eine Text-Datei direkt als PDF zu speichern, benötigen Sie eine Erweiterung. Diese wird auf Englisch Add-In genannt und lässt sich kostenlos in Windows 2007 installieren. Davor griff Windows auf eine eigene Art der plattformübergreifenden Speicherung zurück: Dateien mit der Endung „XPS“ sind ähnlich wie PDF-Dateien ein windowsunabhängiges Druckformat. Da allerdings immer mehr Office-Nutzer die Möglichkeit für einen PDF-Druck als Standard forderten, baute Microsoft die Funktion für alle folgenden Generationen fest ein.

Seit Word 2010 lassen sich Word-Textdateien schnell und bequem in PDF-Dateien umwandeln. Sie speichern ein Word-Dokument als PDF, indem Sie folgenden Schritten folgen:

  1. Öffnen Sie die Datei, die Sie als PDF speichern wollen.

  2. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie die Option „Speichern unter“ im Drop-down-Menü.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Zunächst klicken Sie hier auf das "Speichern unter"-Feld

  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem aktuellen Dateityp (Word-Dokument .docx).

    Beim Klick auf diesen Pfeil öffnen Sich alle möglichen Dateitypen, mit denen die Datei abgespeichert werden kann

  4. Ändern Sie den Dateityp zu PDF mit der Endung .pdf.

    Wählen Sie PDF als gewünschten Dateityp aus

  5. Ändern Sie gegebenenfalls den Dokumentennamen.

    In diesem Feld können Sie der Datei einen (neuen) Namen geben

  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sie gelangen automatisch zurück in Ihr ursprüngliches Word-Dokument. Im selben Ordner und unter derselben Bezeichnung finden Sie die neu erstellte PDF-Datei.

Ein anderer Weg ist das Drucken als PDF. Sie nutzen hier keinen echten Drucker und erzeugen auch kein Druckprodukt. Über die Einstellung „Drucken als PDF“ wird lediglich ein PDF erzeugt. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Zieldokument, welches Sie als PDF drucken möchten.

  2. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Drucken“ im Menü links.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Zunächst klicken Sie im Datei-Menü auf "Drucken"

  3. Ändern Sie die Einstellungen unter „Drucker“ zu „Microsoft Print to PDF“.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Stellen Sie beim Drucker "Microsoft Print to PDF" ein

  4. Nehmen Sie ggf. Änderungen innerhalb der Schaltfläche „Einstellungen“ oder unter „Seite einrichten“ vor.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Gegebenenfalls können Sie weitere Einstellungen in diesen Feldernbearbeiten

  5. Klicken Sie auf den Button „Drucken“ am linken oberen Rand.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Dann klicken Sie auf "Drucken"

  6. Wählen Sie im neuen Dialogfeld den Dateinamen und Speicherort der PDF und bestätigen Sie mit „Speichern“.

    Wie speichere ich ein word dokument als pdf
    Im Windows-Explorer legen Sie den Speicherort und den Dateinamen fest

Doch was unterscheidet nun „Speichern als PDF“ von „Drucken als PDF“? Drucken Sie ein Dokument als PDF, lassen sich – anders als beim einfachen Speichern – umfangreiche Einstellungen vornehmen: Drucken Sie zum Beispiel nur bestimmte Seitenbereiche, ändern Sie die Breite der Seitenränder oder stellen Sie einen zweiseitigen Druck oder Farbdruck ein. Unter „Seite einrichten“ finden Sie noch weitere Druckoptionen.

Über „Drucken als PDF“ können Sie neben der Standardeinstellung auch einen kostenpflichtigen PDF-Drucker, wie beispielsweise der Adobe PDF-Drucker, einrichten. Dieser ermöglicht dann das Drucken mit besserer Auflösung oder birgt weitere individuelle Optionen.

Wie kann ich Word Dokumente als PDF speichern?

Es gibt zwei Wege, um ein Word-Dokument als PDF zu speichern. Entweder Sie gehen unter „Start“ auf „Speichern unter“ und wechseln das Dateiformat auf „PDF“ oder Sie drucken die Datei als PDF. Der Druck als PDF-Datei ermöglicht es Ihnen umfangreiche zusätzliche Einstellungen vorzunehmen und Speicherort oder Dateinamen anzupassen.

Was nützt es, ein Word-Dokument als PDF zu speichern?

Ein PDF lässt sich – anders als die Word-Datei – unabhängig von der verwendeten Software oder Hardware fehlerfrei öffnen und darstellen. Außerdem ist Ihr Text als PDF sicher vor beabsichtigten und unbeabsichtigten Änderungen auf Seiten des Empfängers. Zudem nehmen PDFs weniger Speicherplatz beim Verschicken in Anspruch als Word-Dateien.