Was versteht man unter rollenbeschreibung?

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Die Aufgabenbereiche, die Sie am Arbeitsplatz übernehmen sollen, sind genau in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt. Doch mal ehrlich: Meist dauert es nicht lange, bis die unterschiedlichsten Dinge hinzukommen. Einige davon beruflicher Natur, andere übernehmen Sie freiwillig, da sie Ihrer Persönlichkeit entsprechen. Gemeint sind die Rollen, in die jeder einzelne im Job schlüpft. Diese können positiv sein und Ihren Ruf bei Kollegen und Chefetage steigern. Oder dafür sorgen, dass sich Ihre Karriere auf einem absteigenden Ast befindet. Welche Rollen Sie im Job übernehmen, liegt in Ihrer Hand. Unsere Typologie zeigt Ihnen die häufigsten Rollen, denen Sie im Berufsleben begegnen werden…

Rollen im Job: Nicht immer nur positiv

Im Job zeigt sich jeder am liebsten von seiner besten Seite. Man möchte von den Kollegen gemocht und geschätzt werden, mit dem Büronachbarn möchte man ein freundschaftliches Verhältnis pflegen und der Chef soll die eigenen Leitungen erkennen.

Nicht selten schlüpfen Arbeitnehmer deshalb im Job in verschiedene Rollen. Der engagierte Mitarbeiter, der verständnisvolle Freund, die starke Schulter oder wenn es sein muss auch mal der Sündenbock. Wer es mit diesen Rollen nicht übertreibt und auch seine eigene Persönlichkeit beibehält, kann am Arbeitsplatz viele Verbindungen knüpfen.

Einige Rollen werden vom Umfeld auch erwartet. In den Köpfen existiert ein konkretes Bild davon, wie sich beispielsweise ein Arbeitnehmer im Büro zu verhalten hat. Weicht ein Kollege von diesen Vorstellungen ab, entspricht er also nicht mehr der erwarteten Rolle, wird das Verhalten meist als unangemessen empfunden.

Sich im Job nur hinter gespielten Rollen zu verstecken, hat aber auch Nachteile:

• Es ist anstrengend. Es brauch eine Menge Energie, um immer den Erwartungen aller anderen zu entsprechen. Dazu kann es auch gehören, sich selbst zu verstellen. Gleichzeitig befürchten viele, dass sie den Erwartungen nicht gerecht werden, was zu einem großen Druck führen kann.
• Es ist unglaubwürdig. Viele Menschen haben ein gutes Gespür dafür, ob ihr Gegenüber es ehrlich mit ihnen meint. Ist die Glaubwürdigkeit einmal verloren, lässt sie sich kaum wiederherstellen.
• Es ist heuchlerisch. Wer von seinen Mitmenschen Ehrlichkeit erwartet, sollte sich selbst auch ehrlich geben. Alles andere führt zu einer heuchlerischen Doppelmoral. Kurz gesagt: Wer anderen etwas vorspielt, darf sich nicht beschweren, wenn auch ihm gegenüber eine Fassade aufgebaut wird.

Rollen im Job: Typologie bekannter Charaktere

Im Job werden nicht nur Rollen übernommen, die etwas mit dem Beruf zu tun haben. Ganz im Gegenteil. Täglich treffen Sie im Büro auf die unterschiedlichsten Rollen, die in den meisten Fällen überhaupt nichts mit den beruflichen Aufgaben zu tun haben. Doch auch Sie übernehmen an Ihrem Arbeitsplatz verschiedene Rollen – bewusst oder unbewusst. Wir haben eine Typologie zusammengestellt, in der Sie wahrscheinlich einige Ihrer Kollegen – und wenn Sie ehrlich sind vielleicht auch sich selbst – wiedererkennen werden.

1. Sie sorgt für Ordnung, räumt auch mal den Müll weg, den ein anderer hinterlassen hat und erklärt neuen Mitarbeitern, wie die Arbeit im Team abläuft. Die Kollegen schätzen sie für ihre Gutmütigkeit und Hilfsbereitschaft. Wenn es angebracht ist, kann die Mutter aber auch wütend werden und eine ordentliche Standpauke halten. Eigentlich hat sie zu allen ein gutes Verhältnis. Der einzige Weg, es sich mit ihr wirklich zu verscherzen, sind Lügen und Intrigen.

2. Einen Meisterkoch zu erkennen, ist in der Tat nicht schwer: Es ist der, der regelmäßig selbstgemachte Leckereien mit zur Arbeit bringt und das gesamte Team versorgt. Besonders freut er sich darüber, wenn es den Kollegen schmeckt. Natürlich ist der Meisterkoch bei seinen Kollegen beliebt, denn er sorgt für gute Laune und durch das gemeinsame Essen für einen stärkeren Zusammenhalt. Was er hingegen gar nicht mag, ist das Gefühl ausgenutzt zu werden.

3. Völlig egal, worum es geht: Die Lehrerin weiß es besser – und das lässt sie auch gerne raushängen. Sie mischt sich in Diskussionen ein und gibt ungefragt ihren Senf dazu. Kurz gesagt: Sie belehrt andere. Bei Kollegen kommt diese Art nicht immer gut an. Die einen sehen eine Chance zur Verbesserung, die anderen sind von der Besserwisserei nur genervt. Um sich mit der Lehrerin gut zu stellen, sollte man sie bei wichtigen Entscheidungen um Rat fragen. Denn trotz ihrer aufdringlichen Art, hat sie meistens gute Ideen.

4. Wenn es um Computer, das Internet oder technische Dinge geht, ist der Nerd einfach nicht zu überbieten. Wenn ein Computer streikt, reichen ihm fünf Minuten für die Reparatur und auch die neuesten Online-Trends kennt er bereits seit geraumer Zeit. Im Büro wird er vor allem für seine Intelligenz und Problemlösungen geschätzt. Eine Freude können Sie ihm machen, wenn Sie über die neuesten Apps fachsimpeln können.

5. An jedem Arbeitsplatz gibt es sie und wenn von der Klatschtante gesprochen wird, weiß sofort jeder Angestellte, wer gemeint ist. Ihre Lieblingsbeschäftigung auf der Arbeit sind die neuesten Informationen. Sie kennt die neuen Pläne für die Abteilung schon vor dem Chef und weiß auch, welche Kollegen sich nach Feierabend bei einem Glas Rotwein getroffen haben. Wenn es um berufliche Neuigkeiten geht, sollten Sie der Klatschtante zuhören. Bei allen anderen Gerüchten gilt aber: Halten Sie sich zurück und tratschen Sie nicht mit.

6. Der Stuhl quietscht, der Schreibtisch wackelt oder im Kopierer herrscht mal wieder ein endloser Papierstau – für den Handwerker kein Problem. Er sorgt dafür, dass im Büro immer alles funktioniert und am richtigen Platz liegt. Dafür mögen ihn die Kollegen, denn sobald ein Problem auftaucht, kann man sich auf den Handwerker verlassen. Vorsicht ist allerdings geboten, wenn Sie seine Fähigkeiten in Frage stellen. Ein zweifelndes „Bist du sicher, dass du das kannst?“ beleidigt ihn in seiner Handwerker-Ehre.

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[Bildnachweis: Mangostar by Shutterstock.com]

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Rollenbeschreibungen sollen dazu dienen, die Aufgaben eines Mitarbeiters zu umreißen. In der Grundidee hilft dies den Mitarbeitern und Vorgesetzten, die beidseitigen Erwartungen an den Mitarbeiter zu normieren. Aber seien wir ehrlich zu uns: Gelingt dies wirklich in komplexen, wissens- und dienstleistungsorientierten Arbeitsverhältnissen? Wird der Mitarbeiter tatsächlich in seiner Leistung an seiner Rollenbeschreibung gemessen und leitet er die Erwartungen an sich selbst daraus ab?

Meine These ist: Es ist nicht nur der Fall, dass Rollenbeschreibungen insofern keinen Nutzen entfalten. Vielmehr sind sie in vierlerlei Hinsicht sogar toxisch für eine Organisation.

Unklarheit verhindert Nutzen

Grundlegend vorweg gestellt sei die Überlegung, was eine Rollenbeschreibung - über das oben bereits Gesagte hinaus - eigentlich ist. Zunächst einmal handelt es sich um den Versuch eine Rolle zu definieren und Definitionen lassen sich typisieren, z.B. nach dem Ansatz von Karl Popper [1]. Er unterscheidet zwischen essentialistischen und normativen Definitionen. Der Unterschied zwischen diesen beiden ist leicht erläutert:

• Die essentialistische Definition geht auf die Ideenlehre von Platon zurück. Bezogen auf unser Thema heißt dies, dass es ein Ideal der Rolle (und damit der Rollenausübung) gibt. Alle weltlichen, wahrnehmbaren Projektionen sind nur eine schlechtere, zwangsläufig unvollständige Abbildung des Ideals. Dies gilt dann auch für die spezifische Rollenbeschreibung.
• Die normative Definition wählt einen anderen Ansatz. Sie hat mit der Aufklärung ihren Eingang in die Wissenschaftstheorie gefunden und dient primär der semantischen Vereinfachung. Bezogen auf unseren Kontext: ich beschreibe detaillert sämtliche Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter auszuüben hat und fasse diese Liste unter einem Begriff zusammen, den ich dann seine Rolle nenne. Für die Gültigkeit ist in der Folge maßgeblich, dass der Mitarbeiter nicht mehr leistet, als das was auf der Liste steht aber auch nicht weniger.

Nun fragen wir uns selbst: Welche Form von Definition liegt vor, wenn wir eine Rolle durch eine Rollenbeschreibung definieren?

Die normative Definition kommt nicht in Frage. Ein solches Verständnis würde erfordern, dass man sämtliche Tätigkeiten in einem Unternehmen auflisten und benennen könnte. Dies ist offensichtlich nicht machbar.

Bleibt also die essentialistische Definition. Diese kommt der gelebten Wirklichkeit sehr nahe: Wenn wir die Rollenbezeichnungen "Senior Software Developer", "Junior Controller" oder "Abteilungsleiter IT" hören, entsteht ein Bild in unserem Kopf, was wir von jemanden erwarten, der diese Rolle einnimmt. Versuchen wir gemeinsam dieses Bild zu beschreiben, bleibt immer ein erheblicher, subjektiver Rest übrig - das Delta zwischen unserer persönlichen Idealvorstellung und der formulierten Rollenbeschreibung.

Wie kann aber ein Artefakt als Maßstab dienen, wenn er sich durch beliebig große Auslassungen und typischerweise auch noch durch Deutungsspielräume* auszeichnet? Ein Nutzen ist unter diesen Voraussetzungen weder für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten noch für das Unternehmen erkennbar.

Nicht nur nutzlos, sondern toxisch

Soweit habe ich den Versuch unternommen herzuleiten, warum ich Rollenbeschreibungen als unnütz empfinde. Kommen wir nun zur verschärften These: dass sie darüber hinaus toxisch in der Organisation wirken.

Ein Effekt ist offensichtlich: Sie erzeugen einen erheblichen Aufwand. Alle Rollen wollen beschrieben werden, das Vorlagenmaterial erfordert kontinuierliche Pflege. Jede Rollenveränderung eines Mitarbeiters ist darüber hinaus ein administrativer Akt, der internen Aufwand erfordert. Das Unternehmen wäre erfolgreicher, wenn die mit dieser Aufgabe betreuten Mitarbeiter die Gelegenheit hätten, sich wirklich wertschöpfend einzubringen.

Genau solchen Veränderungsprozessen stehen Rollenbeschreibungen aber entgegen: der Mitarbeiter, der sich um Rollenbeschreibungen kümmern soll, tut dies nicht mehr? Was nun? Rollenbeschreibung manifestieren Aufgabenkomplexe und behindern die aktive Weiterentwicklung von Mitarbeitern - und sei es nur in den Köpfen der Betroffenen, weil der administrative Prozess zur Rollenveränderung in der Organisation womöglich sogar gut funktioniert.

Rollenbeschreibungen sollen ja dazu dienen, die Erwartungen gegenüber dem Mitarbeiter zu formulieren. Wenn eine Organisation das tatsächlich so lebt, konzentrieren die Mitarbeiter sich im Kern auch auf die Tätigkeiten, die in der Rollenbeschreibung umrissen werden - denn das ist ja der Maßstab der Leistungsbemessung. Aber gibt es nicht vielleicht Themen, die der Mitarbeiter nebenläufig mit neuen Ideen, Kompetenz und großem Spaß ebenfalls begleiten könnte und die das Unternehmen weiter bringen? Lohnt es sich für den Mitarbeiter, sich mit so etwas zu beschäftigen? In einem System, in dem Rollenbeschreibungen ernst genommen werden, hat der Mitarbeiter nichts von einem solchen Engagement. Ganz im Gegenteil: schlimmstenfalls bricht er dadurch in fremde Domänen ein und erzürnt sogar Kollegen. Innovative Ideen werden unterdrückt, Talente der Mitarbeiter bleiben ungenutzt und es wird die Chance verpasst, Mitarbeiter in Tätigkeiten zu bringen, die ihnen mehr entsprechen und an denen sie wirklich Spaß haben.

Führungskräfte trifft es härter

Das Problem wird immer schwerwiegender, wenn die Rollenbeschreibungen abstrakter werden. Dies ist typischerweise bei Führungskräften der Fall. Von diesen erwartet man den Blick über den Tellerrand - was auch immer das heißen soll - und gerne auch die Fähigkeit "unternehmerisch zu denken und zu handeln". Wolkiger und unbestimmter geht es eigentlich nicht.

Die so formulierten Erwartungen sind ein zweischneidiges Schwert. Zum einen ist es schwer zu bemessen, ob ein Mitarbeiter "unternehmerisch denkt" oder an der "strategischen Unternehmensentwicklung" sinnvoll mitwirkt. Auf der anderen Seite entsteht dadurch aber auch ein Anspruch der Führungskraft, der zukünftige Veränderungsprozesse nachhaltig erschwert. Denn die Niederlegung solcher Rollenmerkmale in einer Rollenbeschreibung manifestiert ja auch ein Mitwirkungsrecht - ob der Mitarbeiter dem in sinnvoller Weise nachkommt oder nicht ist tatsächlich erstmal zweitrangig. Der Anspruch bleibt.

Wird der Punkt erreicht, an dem die tatsächlichen Fähigkeiten der Führungskraft gemessen an der Rollenbeschreibung von der vorgesetzten Instanz negativ beurteilt werden, wird die Führungskraft dann - statt ihre Rolle an seine echten Kompetenzen anzupassen - auf einen Elefantenfriedhof abgeschoben.

Traurig an einer solchen Entwicklung ist insbesondere, dass die Führungskraft dies häufig als den richtigen Schritt empfinden wird. In ihrem durch die Organisation antrainierten Wertesystem erscheint es wichtiger, die managementorientierten Aufgaben im Profil zu erhalten als Wirkung im Unternehmen zu erzielen. Die Rollenbeschreibung ist das Manifest eines Status, den niemand gerne verlieren möchte.

Zugebenermaßen begründet sich eine solche Entwicklung nicht allein aus der Existenz von Rollenbeschreibungen allein, aber sie sind ein relevanter Baustein eines Organisationsverständnisses, welches solche Wirkungen entfaltet.

Wenn's denn schon Rollenbeschreibungen geben soll ...

Ich hoffe, dass meine Ausführung soweit Klarheit geschaffen haben, warum ich Rollenbeschreibungen für wenigstens unnütz, wenn nicht gar toxisch halte. Kommen wir nun zum konstruktiven Part dieser Erläuterungen.

Zugegebenermaßen sind Rollenbeschreibungen immer noch weit verbreitet. Gerade in Organisationen, wo das Vorgesetzten-Mitarbeiterverhältnis weniger durch gegenseitige Achtung sondern durch Komponenten der Vorsicht bis hin zur Angst geprägt ist, bleibt der Gedanke einer beidseitigen Erwartungsnormierung als sicherheitsgebendes Element relevant. Dies kann sich als individuelles Artefakt auch allein auf einzelne Vorgesetzten-Mitarbeiterverhältnisse beziehen.

Diese Erwartungsnormierung sollte dann auch erfolgen - aber genau so, wie der Wortsinn es beschreibt: Als normative Definition in dem zuvor dargestellten Sinne. Beschreibt gemeinsam mit dem Mitarbeiter nur die klar zu umreißenden Aufgaben und seid Euch beiderseitig der Auslassungen und Unklarheiten in der Verständnis der verwendeten Begriffe bewusst. Fangt die Unklarheiten in regelmäßigen Feedbackgesprächen über die gegenseitigen Erwartungen ab, um aus dem Gefühl der Unsicherheit des Verhältnisses ein Gefühl der Achtung werden zu lassen. Dann benötigt Ihr mittelfristig auch diese Krücke nicht mehr.

Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut.

*Deutungsspielräume insbesondere auch deshalb, weil Rollenbeschreibungen häufig ihrerseits Begriffe enthalten, die ebenfalls beliebig unscharf sind - man denke nur an "Teamfähigkeit", "Mitwirkung an der strategischen Unternehmensentwicklung" o. Ä

[1] Die offene Gesellschaft und ihre Feinde, Band II Falsche Propheten: Hegel, Marx und ihre Folgen, Karl Popper, 8. Auflage 2003, Mohr Siebeck Verlag, S.22 ff.