Der PDF-Standard eignet sich perfekt dazu, Dokumente im Originalzustand weiterzugeben. Aus diesem Grund hat Microsoft seit Office 2010 die Möglichkeit integriert, Word-Dokumente direkt als PDF zu speichern.
Mit der Sicherung eines Dokuments als PDF stellst Du unter anderem sicher, dass Layout und Formate beim Empfänger genauso erscheinen, wie Du sie festgelegt hast. Außerdem eignen sich PDF dazu, Dokumente schreibgeschützt an andere Nutzer zu verteilen.
So erstellst Du ein PDF direkt aus Word heraus:
1. Dialog „Speichern unter“ öffnen
PDF-Dateien erstellst Du in Word über den Dialog „Speichern unter“. Du findest diesen auf der Registerkarte „Datei“ und Auswahl von „Speichern unter“. Alternativ drückst Du die Taste „F12“, um den Dialog direkt zu öffnen.
2. PDF-Dateityp auswählen
Navigiere nun zum Speicherort und vergib einen Namen für die PDF-Datei. Anschließend öffnest du das Dropdown-Menü „Dateityp“. Hier änderst Du die Voreinstellung auf die Einstellung „PDF (*.pdf)“ um.
3. PDF-Optionen einstellen
Nun kannst Du diverse Optionen für das PDF festlegen. Beispielsweise kannst Du bei „Optimieren für“ zwischen zwei Qualitätsstufen wählen. Willst Du den Text beispielsweise nur zur schnellen Ansicht per Mail verschicken, empfiehlt sich die Einstellung „Minimale Größe“. Mit einem Klick auf „Optionen“ findest Du weitere Einstellung. Hier kannst Du beispielsweise bestimmte Seiten aus dem Dokument aus dem PDF ausschließen oder das PDF-Dokument mit einem Passwort schützen. In diesem Fall können andere Nutzer das PDF nur lesen, wenn sie das entsprechende Kennwort eingeben.
4. PDF aus Word-Dokument erstellen
Sobald Du mit Deinen Einstellungen zufrieden bist, übernimmst Du sie mit einem Klick auf „Ok“. Wenn Du nun den Speichern-Dialog mit einem Klick auf „Speichern“ verlässt, erstellt Word ein PDF aus Deinem Word-Dokument.
Sobald das PDF fertig ist, öffnet sich automatisch der Standard-PDF-Reader auf Deinem PC. Hier kannst Du direkt kontrollieren, ob alles passt und die Erstellung optional wiederholen.
Du möchtest wissen, wie Du die Navigation in Deinem PDF verbessern kannst? Mehr dazu erfährst Du in diesem Tutorial.
Microsoft Word ist das am häufigsten verwendete digitale Textverarbeitungsprogramm zum Erstellen von Berichten, Briefen, Bewerbungen, E-Books und sogar Formularen. Es kommt jedoch vor, dass jemand eine Datei in einem anderen Format, z.B. PDF, anfordert. Sie fragen sich nun vielleicht, wie Sie ein Word-Dokument als PDF speichern können, um es zu versenden? Keine Sorge, hier in diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Word-Dokument als PDF auf 2 effiziente Arten speichern können.
Methode 1: Speichern eines Word-Dokuments als PDF mit PDFelement
PDFelement Macht es einfach, PDF-Dateien zu erstellen, zu bearbeiten, zu markieren und zu konvertieren. Es kann komplexe PDF-Formulare erstellen, ganze Textblöcke bearbeiten und dabei helfen, ein Word-Dokument als PDF zu speichern. Die Software ist einfach zu bedienen und für macOS, Windows und iOS verfügbar. Wenn Sie jedoch überlegen, wie Sie eine Word-Datei mit PDFelement als PDF speichern können, dann folgen Sie den Schritten dazu.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Word mit PDFelement als PDF speichern können. Lassen Sie uns loslegen.
Schritt 1. Word-Dokument in PDFelement öffnen
Laden Sie PDFelement auf Ihren Computer herunter und installieren Sie es, indem Sie den Schritten folgen. Starten Sie die Software. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "PDF erstellen", die rechts im Fenster "Home" der Anwendung verfügbar ist. Suchen Sie das Word-Dokument, das Sie als PDF-Datei speichern möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen" und das Dokument wird automatisch hochgeladen. Alternativ können Sie auch die Drag & Drop Option verwenden, um ein Word-Dokument als PDF zu speichern.
Schritt 2. Word-Dokument als PDF speichern
PDFelement konvertiert die Word-Datei automatisch und öffnet sie zur Bearbeitung. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie dies problemlos tun. Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen, Lesezeichen, Bates-Nummern, Wasserzeichen, Passwörtern und auch das Drucken von PDF-Dateien. Sie können auch zusätzliche PDF-Seiten hinzufügen oder größere PDF-Dateien komprimieren. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, speichern Sie Ihre Arbeit. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Datei" und wählen Sie "Speichern unter", benennen Sie Ihre Datei, um das Word-Dokument als PDF in Ihrem lokalen Ordner zu speichern.
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Methode 2: Word-Dokument mit Office als PDF speichern
Wenn Sie sich schon gefragt haben "wie speichere ich ein Word-Dokument als PDF auf dem Mac mit Microsoft Office?" dann machen Sie sich keine Sorgen, hier verraten wir Ihnen einen einfachen Weg, wie Sie Microsoft Word mit Office als PDF speichern können. Mit MS Office können Sie Word-Dokumente schnell und unkompliziert als PDF speichern. In der ausgegebenen PDF-Datei bleiben auch das Layout und die Formatierung erhalten.
Schritt 1. Öffnen Sie die Word-Datei mit MS Office und gehen Sie dann auf die Schaltfläche "Datei" und wählen Sie dann "Speichern unter".
Schritt 2. Benennen Sie die Datei im Feld "Speichern unter" und wählen Sie dann das Format. Es erscheint ein Dropdown-Menü, wählen Sie "PDF".
Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" und Ihre Word-Datei wird im Handumdrehen in eine PDF-Datei umgewandelt.
Dies sind die beiden einfachen Möglichkeiten, wie Sie ein Word-Dokument als PDF speichern können.
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Wer Word-Dateien per E-Mail oder über andere Kanäle mit Dritten teilt, der stellt fest: Häufig sind Dateien zum Versenden zu groß oder können vom Empfänger aus Kompatibilitätsgründen nicht geöffnet werden. Um diese und weitere Probleme zu umgehen, lassen sich Word-Dateien als PDF speichern. Über Microsoft Word gelingt dies schnell und kostenlos.
Die Abkürzung „PDF“ steht für die englische Bezeichnung „Portable Document Format“. Es handelt sich bei PDF um ein plattformübergreifendes Dateiformat. Das heißt: Sowohl Nutzer eines Mac als auch eines Windows-PCs öffnen PDF-Dokumente problemlos.
Es ist unerheblich, ob der PC über eine Microsoft-Lizenz verfügt oder nicht. PDFs lassen sich über verschiedene kostenfreie Programme öffnen. Gerade das ist der zentrale Vorteil dieses Dateiformates gegenüber einer klassischen Word-Datei. Und PDFs weisen weitere Besonderheiten auf: Ein Dokument im PDF-Format ist zum einen unveränderlich. Zum anderen nimmt das Portable Document Format weniger Speicherplatz ein als eine klassische Text- oder Bilddatei.
Um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, ermöglicht es Microsoft, jede Word-Datei als PDF zu speichern. Mit wenigen Handgriffen gelingt Ihnen die Konvertierung in eine platzsparende und unveränderliche PDF-Datei.
Die Umwandlung von Word in PDF ist besonders dann wünschenswert, wenn ein Word-Dokument per E-Mail oder über einen Messenger Dienst versendet wird. Im PDF-Format ist Ihr Schriftstück weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt veränderbar. Besonders, wenn Sie ein Dokument aus beruflichen Gründen zur Information von Vertragspartnern versenden, lohnt es sich, PDF Dateien mit Lesezeichen zu erstellen. Sie stellen sicher, dass der Adressat das Dokument öffnen und an der zugeordneten Passage lesen kann.
Ein besonderer Clou: Mit Word können Sie Textdateien automatisch als PDF Dateien verschicken. Sie müssen Sie die Datei nicht umwandeln oder konvertieren und nicht einmal das Programm Word verlassen. Durch wenige Klicks öffnet sich ausgehend von Word ein E-Mail-Fenster. Die Datei im neuen PDF-Format wird automatisch angehängt. Dateien dieses Formattyps sind nicht nur vor Bearbeitung geschützt, sondern sparen auch noch Speicherplatz. Besonders beim Versenden größerer Dateien ist das nützlich.
Indem Sie ein Dokument als PDF speichern, umgehen Sie geschickt Probleme mit inkompatibler Software oder Hardware. Während sich Word-Dateien nur öffnen lassen, wenn das kostenpflichtige Office-Paket installiert ist, lassen sich PDFs mit meist kostenloser Software von jedem PC aus öffnen. Häufig sind solche PDF-Reader sogar bereits standardmäßig installiert.
Praktisches Add-In für Word 2007
Um in Office 2007 eine Text-Datei direkt als PDF zu speichern, benötigen Sie eine Erweiterung. Diese wird auf Englisch Add-In genannt und lässt sich kostenlos in Windows 2007 installieren. Davor griff Windows auf eine eigene Art der plattformübergreifenden Speicherung zurück: Dateien mit der Endung „XPS“ sind ähnlich wie PDF-Dateien ein windowsunabhängiges Druckformat. Da allerdings immer mehr Office-Nutzer die Möglichkeit für einen PDF-Druck als Standard forderten, baute Microsoft die Funktion für alle folgenden Generationen fest ein.
Seit Word 2010 lassen sich Word-Textdateien schnell und bequem in PDF-Dateien umwandeln. Sie speichern ein Word-Dokument als PDF, indem Sie folgenden Schritten folgen:
Öffnen Sie die Datei, die Sie als PDF speichern wollen.
Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie die Option „Speichern unter“ im Drop-down-Menü.
Zunächst klicken Sie hier auf das "Speichern unter"-FeldKlicken Sie auf den Pfeil neben dem aktuellen Dateityp (Word-Dokument .docx).
Beim Klick auf diesen Pfeil öffnen Sich alle möglichen Dateitypen, mit denen die Datei abgespeichert werden kannÄndern Sie den Dateityp zu PDF mit der Endung .pdf.
Wählen Sie PDF als gewünschten Dateityp ausÄndern Sie gegebenenfalls den Dokumentennamen.
In diesem Feld können Sie der Datei einen (neuen) Namen gebenKlicken Sie auf „Speichern“.
Sie gelangen automatisch zurück in Ihr ursprüngliches Word-Dokument. Im selben Ordner und unter derselben Bezeichnung finden Sie die neu erstellte PDF-Datei.
Ein anderer Weg ist das Drucken als PDF. Sie nutzen hier keinen echten Drucker und erzeugen auch kein Druckprodukt. Über die Einstellung „Drucken als PDF“ wird lediglich ein PDF erzeugt. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
Öffnen Sie das Zieldokument, welches Sie als PDF drucken möchten.
Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Drucken“ im Menü links.
Zunächst klicken Sie im Datei-Menü auf "Drucken"Ändern Sie die Einstellungen unter „Drucker“ zu „Microsoft Print to PDF“.
Stellen Sie beim Drucker "Microsoft Print to PDF" einNehmen Sie ggf. Änderungen innerhalb der Schaltfläche „Einstellungen“ oder unter „Seite einrichten“ vor.
Gegebenenfalls können Sie weitere Einstellungen in diesen FeldernbearbeitenKlicken Sie auf den Button „Drucken“ am linken oberen Rand.
Dann klicken Sie auf "Drucken"Wählen Sie im neuen Dialogfeld den Dateinamen und Speicherort der PDF und bestätigen Sie mit „Speichern“.
Im Windows-Explorer legen Sie den Speicherort und den Dateinamen fest
Doch was unterscheidet nun „Speichern als PDF“ von „Drucken als PDF“? Drucken Sie ein Dokument als PDF, lassen sich – anders als beim einfachen Speichern – umfangreiche Einstellungen vornehmen: Drucken Sie zum Beispiel nur bestimmte Seitenbereiche, ändern Sie die Breite der Seitenränder oder stellen Sie einen zweiseitigen Druck oder Farbdruck ein. Unter „Seite einrichten“ finden Sie noch weitere Druckoptionen.
Über „Drucken als PDF“ können Sie neben der Standardeinstellung auch einen kostenpflichtigen PDF-Drucker, wie beispielsweise der Adobe PDF-Drucker, einrichten. Dieser ermöglicht dann das Drucken mit besserer Auflösung oder birgt weitere individuelle Optionen.
Wie kann ich Word Dokumente als PDF speichern?
Es gibt zwei Wege, um ein Word-Dokument als PDF zu speichern. Entweder Sie gehen unter „Start“ auf „Speichern unter“ und wechseln das Dateiformat auf „PDF“ oder Sie drucken die Datei als PDF. Der Druck als PDF-Datei ermöglicht es Ihnen umfangreiche zusätzliche Einstellungen vorzunehmen und Speicherort oder Dateinamen anzupassen.
Was nützt es, ein Word-Dokument als PDF zu speichern?
Ein PDF lässt sich – anders als die Word-Datei – unabhängig von der verwendeten Software oder Hardware fehlerfrei öffnen und darstellen. Außerdem ist Ihr Text als PDF sicher vor beabsichtigten und unbeabsichtigten Änderungen auf Seiten des Empfängers. Zudem nehmen PDFs weniger Speicherplatz beim Verschicken in Anspruch als Word-Dateien.