Wie lange kann man eine Rechnung reklamieren

Wie lange kann ich meine Forderung eintreiben? In welchem Zeitraum verliert eine Rechnung ihre Gültigkeit? Damit Sie keine Fristen übersehen und den Anspruch Ihrer Forderungen verlieren – oder auf der anderen Seite durch die Verjährung profitieren – folgender Beitrag gibt Aufschluss.

Inhaltsverzeichnis Show

Die Verjährung einer Rechnung
Beispiele für Verjährungsfristen
Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Selbständige
Praxis-Tipp zum Forderungsmanagement: Vor Ablauf des aktuellen Jahres 3 Jahre alte Forderungen prüfen
Mahnungen verhindern die Verjährung von Forderungen nicht
Gerichtliches Mahnverfahren einleiten und Verjährung von Forderungen hemmen
Wichtige Tipps für die Praxis im Forderungsmanagement

Erfahren Sie hier:

Wann eine Rechnung aus rechtlicher Sicht verjährt ist
Beispiele für Verjährungsfristen
Wann die Aufbewahrungspflicht einer Rechnung verjährt

Die Verjährung einer Rechnung

Im Zivilrecht wird zu Gunsten des Schuldners geregelt, wann ein zeitlich bedingter Anspruch rechtlich aufgehoben wird. Schließlich liegt es in der Verantwortung des Gläubigers, seine Forderungen einzutreiben.

Nach Verstreichen einer bestimmten Frist, tritt die Verjährung automatisch ein. Bei Rechnungen gilt eine Frist von 3 Jahren nach der Rechnungserstellung. Allerdings erlischt nicht das Recht auf die Begleichung der offenen Rechnung, sondern nur das Recht auf die gerichtliche Klagbarkeit! Falls eine Rechnung beispielsweise nach 4 Jahren überwiesen wird, kann das Geld nicht zurückgefordert werden.

Beispiele für Verjährungsfristen

Beispiel	Verjährung
Rechnungen	3 Jahre
Schadensersatzansprüche	3 Jahre
Entgeldforderungen Freier Berufe	3 Jahre
Finanzielle Ansprüche aus einem Arbeitsvertrag	3 Jahre
Miet- und Pachtzinsen	3 Jahre
Ansprüche eines Gesellschafters auf Gewinnanteile	30 Jahre
Ansprüche auf Rückzahlung eines Darlehens	30 Jahre
Ansprüche aus einem rechtskräftigen Urteil	30 Jahre
Forderungen aus einem bestätigtem Konkurs	30 Jahre

Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Selbständige

Selbständigen wird per Gesetz vorgeschriebenen, ihre Rechnungen und Belege 7 Jahre aufzuheben. Falls kein gerichtliches Verfahren gegen das Unternehmen vorliegt, können nach Verjährung der Frist die Bücher für das Jahr 2008 aussortiert werden.

Ob Sie auf der Schulnder- oder Gläubigerseite sind – mit der Unternehmenssoftware everbill sehen Sie auf einen Blick, wann welche Rechnung fällig ist. Sie werden automatisch erinnert, damit keine Fristen übersehen werden.

Bild: Haufe Online Redaktion Wichtig ist es die 3-Jahres-Frist bei Forderungen im Blick zu behalten und frühzeitig zu handeln.

Mit Ablauf des 31.12. eines jeden Jahres verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der regelmäßigen Verjährungsfrist (3 Jahre) unterliegen. Ende 2021 verjähren also die Forderungen, die 2018 entstanden sind. Wichtige Informationen zu Verjährungsfrist und Mahnverfahren finden Sie hier.

Das bedeutet, dass sich nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von 3 Jahren (Regelverjährungsfrist gem. § 195 BGB) u.a. für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern kann. Unternehmer können ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen – obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht –, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft (§ 214 BGB).

Praxis-Tipp zum Forderungsmanagement: Vor Ablauf des aktuellen Jahres 3 Jahre alte Forderungen prüfen

Z. B. verjähren mit Ablauf des 31.12.2021 alle Forderungen, die im Jahr 2018 entstanden sind (§ 199 Abs. 1 BGB). Entstanden ist der Anspruch auf den Kaufpreis oder den Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat. Auf eine Rechnungsstellung kommt es nicht an. Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem 31.12.2021 prüfen, ob sie im Jahr 2018 Leistungen an Kunden erbracht haben, die noch nicht gezahlt haben, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden.

Mahnungen verhindern die Verjährung von Forderungen nicht

Mahnungen – mündlich oder schriftlich – können die Verjährung niemals verhindern. Zahlt der Kunde nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen (§ 212 BGB) wird und ab der Zahlung (Tag genau) erneut 3 Jahre läuft, ohne dass die Forderung verjährt.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten und Verjährung von Forderungen hemmen

Vorteil des gerichtlichen Mahnverfahrens ist, dass die Verjährung durch den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gehemmt werden kann (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Für Forderungen aus dem Jahr 2018 muss dann möglichst vor Weihnachten 2021 ein Mahnbescheid beantragt werden, der allerdings keine Fehler/Lücken haben darf, damit die zeitnahe Zustellung an den Schuldner (u. U. noch Anfang 2022) gewährleistet ist. Z. B. muss die Forderung exakt bezeichnet werden. Die Zustellung eines Mahnbescheids, mit dem ein Teilbetrag aus mehreren Einzelforderungen geltend gemacht wird, hemmt die Verjährung nicht, wenn eine genaue Aufschlüsselung der Einzelforderungen unterblieben ist und die Individualisierung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist im anschließenden Streitverfahren nachgeholt wird.

Wichtige Tipps für die Praxis im Forderungsmanagement

Folgende Maßnahmen sind auch für den Kleinbetrieb/Handwerker leicht und ohne (großen) Kostenaufwand umsetzbar:

Der 1. Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten.
Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden über deren Homepage Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz zu erhalten (Impressum). Mit diesen Angaben können weitere Auskünfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister.
Vorschüsse verlangen: Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen bei einem Werkvertrag nahezubringen. Zumindest dann, wenn Unternehmer Materialien einkaufen müssen, um den konkreten Auftrag erfüllen zu können, sollten sie auf einen Vorschuss in Höhe der Materialkosten bestehen. Alternativ sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er sich die benötigten Materialien vorab selbst besorgen soll, indem man ihm geeignete Lieferanten, Geschäfte usw. benennt. U. U. kann diese Vorgehensweise dem Kunden dadurch attraktiv "verkauft" werden, dass man ihm mitteilt, dies sei für ihn auch finanziell günstiger und dass man ihn gerne zum „Baumarkt“ begleitet und dort berät.
Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der Verkäufer im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Service) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.
Bei der Rechnungsstelllung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen eingehalten werden, weil die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Das Merkmal "vollständige Anschrift" in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG erfüllte bisher z. B. nur die Angabe der zutreffenden Anschrift des leistenden Unternehmers, unter der er seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet. Die Kunden sind immer spitzfindig, wenn es um Gründe geht, nicht sofort zahlen zu müssen. Das Prozedere im Zusammenhang (sinnvollerweise und sicherheitshalber mit der Rückforderung der Original-Rechnung) zwecks Rechnungsberichtigung (ausschließlich durch den Rechnungsaussteller) kostet wertvolle Zeit. Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG, kann der Leistungsempfänger das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt. Bei Fehlern kann der Unternehmer eine neue komplette Rechnung erstellen, in der darauf hingewiesen wird, dass die bisherige Rechnung storniert wird. Die neue Rechnung benötigt eine eigene neue Rechnungsnummer (z. B. mittels einer Ergänzung der ursprünglichen Rechnungsnummer) und sie muss unter dem aktuellen Datum ausgestellt werden. Die Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung beim Vorsteuerabzug gilt unabhängig davon, ob die Berichtigung zum Vorteil oder zum Nachteil des Leistungsempfängers wirkt. Auch der Stornierung einer Rechnung, nebst Neuausstellung einer sie ersetzenden Rechnung, kann eine solche Rückwirkung zukommen (BFH, Urteil v. 22.1.2020, XI R 10/17; BMF, Schreiben v. 18.9.2020, II C 2 - S 7286-a/19/10001:001, BStBl. 2020 I S. 976).
Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung (bei Pauschalpreisen) nach der Abnahme zu überreichen.
Lastschrifteinzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit.
Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum, z. B. 30.11.2021.
Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch "Outlook"/Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.
Bekanntermaßen gehen gerade Handwerker die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie z. B. meinen, den Kunden dadurch zu verlieren. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Betrieb sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden immun bzw. schlagfertig ist.
Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.
Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner 3-mal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld. Unsinnig ist es, auf die 1. Mahnung den Zusatz "1. Mahnung" zu setzen bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner weiß dann, dass er nochmals gemahnt wird.
Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel prüfen, ob 3 Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden, um die Verjährung zu hemmen bzw. zu unterbrechen.
Sind die Forderungen uneinbringlich geworden, kann der bilanzierende Unternehmer (Soll-Versteuerer bei der Umsatzsteuer) die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern. Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG kann die geschuldete Steuer berichtigt werden, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist. Der Unternehmer hat den Forderungsausfall also stets "nur" mit dem Nettorechnungsbetrag zu verschmerzen. Uneinbringlich ist eine Forderung laut BFH (BFH, Urteil v. 8.3.2012, V R 49/10, BFH/NV 2012 S. 1665), wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende die Entgeltforderung – ganz oder teilweise – jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann. Das ist der Fall, wenn und ggf. soweit der Leistungsempfänger das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise substanziiert bestreitet und damit erklärt, dass er die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) nicht bezahlen werde.