Für Briefumschläge ohne Fenster gelten – egal wie groß sie sind – immer die gleichen Regeln.
Etwas anders ist es, wenn die DIN A4 Briefumschläge mit Sichtfenster ausgestattet sind. Diesen sollte man nicht direkt beschriften, sondern die Adresse auf dem Anschreiben wird durch das Fenster sichtbar.
Briefumschlag mit Sichtfenster
Dieser nette Trick ist aber nur anwendbar, wenn man auf dem Anschreiben die Empfängeradresse (und am besten auch die eigenen Adresse) an genau die richtige Stelle setzt. Viele Textverarbeitungsprogramme haben heutzutage schon Vorlagen, die die Adresse automatisch an dieser Stelle anzeigen, aber für alle Neugierigen sind hier die Gestaltungsregeln:
Briefumschläge mit Sichtfenster richtig beschriften – die Gestaltungsregeln:
Wenn man in seinem Dokument im Format DIN A4 einen oberen Standardrand von 2,5 Zentimetern lässt (meist voreingestellt) und Schriftgröße 12 verwendet, dann sollte man in der neunten Zeile anfangen, die Anschrift des Empfängers einzutippen.
Brief privat
Sich selbst, also die Absenderadresse, kann man mit etwas Geschick noch eine Zeile darüber setzen, allerdings in wesentlich kleinerer Schrift, zum Beispiel Größe Neun. Diese Regeln bleiben übrigens für alle Fenster-Umschläge gleich!
Und wozu der Aufwand? Ganz einfach: Sollte es sich um eine Bewerbung oder andere sehr wichtige Post handeln, zeigt man dem Empfänger mit dieser Extra-Arbeit, dass man große DIN A4 Briefumschläge richtig und „nach allen Regeln der Kunst“ beschriften kann und außerdem gewillt ist, diese Extra-Arbeit für den Adressaten auf sich zu nehmen. Personalabteilungen bemerken diesen Extra-Aufwand durchaus.
Und wieviel Porto kostet dieser DIN A4 Umschlag nun? Hier entlang zur Übersicht!
Autor: Dr. Hannelore Dittmar-Ilgen
Viele Unterlagen, vor allem von Bewerbungen, müssen in einem großen Umschlag verschickt werden, damit sie nicht geknickt beim Empfänger ankommen. Aber wie beschriftet man diesen großen Umschlag richtig?
- Einen großen Umschlag, egal ob DIN A5 oder DIN A4 verwenden Sie in den meisten Fällen dann, wenn Sie umfangreiches Schriftwerk versenden wollen, das entweder vom Umfang einen normalen Briefumschlag sprengen würde oder das nicht bzw. nur einmal geknickt werden soll oder darf. Auch Fotos oder Arbeiten aus Karton sind in einem großen Briefumschlag gut aufgehoben. Für feste Gegenstände wie zum Beispiel Schlüssel oder CDs nutzen Sie am besten einen wattierten Umschlag, den man allerdings etwas vorsichtiger beschriften muss.
- Bei Bewerbungsunterlagen sollten Sie auf jeden Fall einen großen Umschlag DIN A4 verwenden, damit die Mappe auch ordentlich und sicher beim Empfänger ankommt.
- Ein solch großer Briefumschlag bietet natürlich genügend Platz, um alle wichtigen Angaben auf der Vorderseite des Umschlags unterzubringen.
- Die Adresse des Empfängers schreiben Sie auf die rechte untere Seite des Umschlags. Hier können Sie durchaus eine größere Schrift wählen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie genügend Platz für Ihre Schreibweise wählen. Vor allem lange Straßennamen führen beim Beschriften oft zu Problemen. Sehen Sie sich die Anschrift daher vorher an, um ausreichend Platz zu reservieren.
- Die Reihenfolge wählen Sie so: Zunächst die Firma, dann die Person oder Abteilung, die den Brief erhalten soll. Bei Privatpersonen erscheint an erster Stelle Vor- und Zuname des Adressaten.
- Als Nächstes erscheint die Straße bzw. das Postfach des Adressaten. Adresszusätze wie Wohnblock oder Ähnliches werden hier ebenfalls untergebracht.
- In die nächste Zeile kommt die Postleitzahl, dann der Ort oder die Stadt. Liegt die Adresse im Ausland, sollte vor die Postleitzahl noch das Länderkennzeichen gesetzt werden.
- Es ist sinnvoll, das betreffende Land bei Auslandssendungen noch einmal unter die gesamte Adresse zu setzen.
- Nun zum Absender: Dieser wird auf die linke obere Ecke des Briefumschlags geschrieben, kleiner und im Allgemeinen ohne Leerzeilen zwischen den einzelnen Angaben. Achten Sie darauf, dass der Absender kleiner als die Adresse ausfällt und noch genügend Platz für das Postwertzeichen verbleibt.
- In früheren Jahren war es auch gängige Praxis, den Absender links unten zu platzieren. Die Absenderangabe links oben ist ein Zugeständnis an die Praxis von Firmen, zusammen mit der Postfrankierung einen Absender zu drucken.
- Rechts oben platzieren Sie die Briefmarke.
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Jede Adresse auf einem Brief wird von der Post maschinell gelesen. Deswegen müssen Sie den Empfänger an die richtige Stelle schreiben - bei falscher Beschriftung kommt der Brief unter Umständen sonst sogar zurück.
Prinzipiell können Sie die Adresse hinschreiben, wo Sie möchten. Ihre Post muss dann jedoch per Hand sortiert werden, sodass es zu erheblichen Verspätungen bei der Lieferung kommen kann. Im schlimmsten Fall geht der Brief zu Ihnen zurück.
- Grundsätzlich gehört nur die Vorderseite des Briefes beschriftet. Auf der Rückseite wird der Brief nicht gelesen, Informationen werden hier nicht verarbeitet.
- Oben links können Sie auf Wunsch Ihre eigene Adresse platzieren. Diese sollten Sie jedoch mit der Überschrift "Absender" kennzeichnen. Alternativ können Sie auch die Rückseite verwenden.
- Unten rechts wird die Adresse des Empfängers platziert. Name, Straße, Postleitzahl mit Stadt sowie falls nötig das Land, gehören jeweils in eine separate Spalte.
- Lassen Sie nach unten sowie nach rechts rund 2 cm Platz zum Rand. So kann Ihre Post perfekt eingelesen werden. Die Briefmarke gehört natürlich oben rechts in die Ecke.
Brief mit Angaben zum Absender und Empfänger richtig beschriftenBild: Tim Aschermann
Das müssen Sie bei den unterschiedlichen Größen der Umschläge beachten:
- Bei Briefen mit Fenster wird die Adresse oben links auf dem DIN-A4-Schreiben platziert, sodass diese nach dem Falten in der unteren, linken Ecke vom Brief zu sehen ist.
- Am einfachsten erstellen Sie solch einen Brief mit dieser kostenlosen Vorlage. Alternativ können Sie auch einen eigenen Briefkopf erstellen.
- Achten Sie bei Großbriefen in DIN-A4 ohne Fenster darauf, auch diese im Querformat wie einen kleinen Brief zu beschriften. Denn nur Großbriefe mit Fenster werden im Hochformat erkannt und durch das Fenster korrekt gelesen.
- Die sogenannten Kompaktbriefe werden ebenfalls wie normale Briefe beschriftet. Kompaktbriefe haben die Größe DIN-A5. Sie sind damit doppelt so groß wie normale Briefe und halb so groß wie DIN-A4 Briefe.
- Hier finden Sie weitere Tipps, wie Sie einen DIN A4 Umschlag korrekt beschriften.
Ein DIN A4 Umschlag wird grundsätzlich im Querformat mit der (Klebe-)Lasche nach hinten beschriftet. Die Anschrift des Empfängers sollte unten auf der rechten Seite des Umschlags stehen.
Wie auch bei einem fensterlosen Umschlag können Sie oben links Ihre eigene Adresse platzieren. Diese sollten Sie jedoch mit der Überschrift "Absender" kennzeichnen. Alternativ können Sie auch die Rückseite verwenden. Ihre Absender-Adresse können Sie auch direkt über der Empfänger-Adresse platzieren, sodass diese dann im Fenster sichtbar ist. Verwenden Sie hierfür jedoch eine deutlich kleinere Schrift oder markieren Sie diese ebenfalls mit dem Zusatz "Absender".
Die Empfänger-Adresse können Sie auf einem DIN A4 Umschlag unten auf der rechten Seite des Umschlags platzieren.
Auf einen Briefumschlag müssen Empfänger-Adresse und eine ausreichende Frankierung, damit Ihr Brief ankommt. Ebenfalls sollten Sie die Absender-Adresse auf den Umschlag schreiben.
Im nächsten Praxistipp zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Briefumschlag per Word-Vorlage bedrucken.