Noch immer ist es in der Praxis üblich, dass ein Mitarbeiter bei seiner Einstellung in einem neuen Unternehmen einen Fragebogen über seiner Person ausfüllen muss. In diesem Beitrag wird es darum gehen, welche Fragen dürfen im Rahmen eines firmeninternen Personalbogens gestellt werden und welche nicht.
Fragerecht des Arbeitgebers
Das Fragerecht des Arbeitgebers ist durch die Rechtsprechung auf einen Bereich „zulässiger Fragen“ eingeschränkt worden. Dabei werden der Inhalt und der Umfang der Auskunftspflicht maßgeblich von der Art der Tätigkeit und den Einwirkungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers bestimmt.
Der Arbeitgeber muss also ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Beantwortung seiner Fragen haben. Dies sollte nur dann der Fall sein, wenn die Datenerhebung durch den Arbeitgeber für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Dieses Interesse muss weiter objektiv so stark sein, dass dahinter das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seines Persönlichkeitsrechts zurücktreten muss.
Geburtsort und Staatsangehörigkeit
Die Angabe des Geburtsortes des Mitarbeiters enthält keine Aussage über eine fachliche Eignung und ist deswegen grundsätzlich unzulässig.
Die Frage nach der Staatsangehörigkeit kann im Hinblick auf das AGG problematisch sein, da die ethnische Herkunft nach § 1 AGG ein Diskriminierungsmerkmal ist.
Um aber zu wissen, ob ein Bewerber bzw. Mitarbeiter eine EU-Arbeitserlaubnis braucht (um ggf. das Antrags-Verfahren bei der Behörde schon im Vorfeld einzuleiten), muss entweder die Frage nach der Staatsangehörigkeit oder dann nach einer EU-Arbeitserlaubnis gestellt werden dürfen.
Sinnvoller scheint es, die Frage nach einer EU-Arbeitserlaubnis zu stellen. Damit wird zum einen ein Konflikt mit dem AGG vermieden und zum anderen festgestellt, ob der Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis für die Ausübung der Tätigkeit bedarf. Dies ist grundsätzlich nur in den Fällen erforderlich, wenn der Mitarbeiter nicht aus einem EU-Mitgliedstaat kommt (bis 31.12.2013 gilt dies auch für neue EU-Mitgliedstaaten Bulgarien und Rumänien). Eine Frage nach der Staatsangehörigkeit erübrigt sich.
Kinder
Die Angaben über die Kinder haben für die Personalverwaltung insoweit eine Bedeutung, wenn sie zur Berechnung von Leistungen des Arbeitgebers (z.B. Familienzuschlag) oder bei Auswahlentscheidungen für eine Versetzung bzw. für die soziale Auswahl nach § 1 Abs. 3 KSchG benötigt wird.
Geschlecht
Grundsätzlich hat das Geschlecht des Mitarbeiters für die Beschäftigung keine Bedeutung. Andererseits kann das Geschlecht aber wichtig sein, um Maßnahmen zur Förderung der Frau im Arbeitsleben durchführen zu können.
Frage über den Leistungsbezug vom Arbeitsamt
Die Angabe, ob der Angestellte in den letzten 12 Monaten Leistungen vom Arbeitsamt oder Sozialamt bezogen hat, darf auf die Ausübung der Tätigkeit keinen Bezug nehmen. Der Arbeitgeber ist nur berechtigt zu fragen, ob der Arbeitnehmer zusätzliche Tätigkeiten neben der Haupttätigkeit ausübt.
Schwerbehinderung
Wenn sich die Behinderung auf die Ausübung der Tätigkeit am Arbeitsplatz auswirkt, soll diese Frage zulässig sein.
Bisheriger Gehalt und Gehalt einer Nebenbeschäftigung
Zulässig ist die Frage nach der bisherigen Verdiensthöhe nur dann, wenn das zuletzt bezogene Gehalt für die Besetzung der Stelle relevant ist bzw. weil es Hinweise auf die Qualifikation des Bewerbers zulässt oder der Bewerber dieses von sich aus thematisiert.
Die Frage nach einer Nebenbeschäftigung ist zulässig, jedoch nicht die Frage nach dem Entgelt. Für den Arbeitgeber ist es nicht erforderlich zu wissen, welche weitere Einkommen der Arbeitnehmer hat. Für ihn ist nur von Bedeutung, dass er Arbeitnehmer in der Lage ist, seine Tätigkeit ordnungsgemäß und ungestört auszuüben.
Krankheiten
Der Arbeitgeber kann ein Interesse daran haben, schwere Krankheiten und Gesundheitsschädigungen des Mitarbeiters zu kennen, wenn diese geeignet sind, seine Arbeitsleistung wesentlich zu beeinträchtigen.
Die Frage nach einer HIV-Infizierung darf nur dann gestellt werden, wenn auf dem Arbeitsplatz eine Ansteckungsgefahr für Dritten besteht. Dies ist z.B. bei den Ärzten und Krankenschwerestern der Fall.
Wer es ins Vorstellungsgespräch schafft, hat die größte Hürde des Bewerbungsprozesses bereits gemeistert. Umso ärgerlicher wäre es, wenn das Jobinterview durch mangelnde Vorbereitung zur Pleite wird. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich bereits vorab über Ihren neuen Arbeitgeber informieren und dadurch beim Vorstellungsgespräch glänzen.
Wenn Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten, informieren Sie sich zunächst über die grundlegenden Daten und Fakten zum Unternehmen. Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen? In welchen Ländern agiert es? Wie ist die Geschäftsführung aufgebaut und wann ist das Unternehmen gegründet worden? Mit diesen Informationen erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie das Unternehmen tickt und auch wie ihr Vorstellungsgespräch möglicherweise aussehen wird. So kann es sein, dass z. B. in einem Familienunternehmen noch der Gründer mit im Gespräch sitzt oder in einem international agierenden Unternehmen Ihr Vorstellungsgespräch teilweise auf Englisch geführt wird.
Wenn Sie im Jobinterview keine bösen Überraschungen erleben wollen, ist es außerdem ratsam, sich mit den Produkten bzw. Dienstleistungen des Unternehmens auseinanderzusetzen. Was wird verkauft? Welche Zielgruppe wird bedient? Wofür steht das Unternehmen? Nicht nur für eine Anstellung im Vertrieb oder Marketing ist dieses Wissen absolut unverzichtbar. Informieren Sie sich auf jeden Fall tiefgehend und zeigen Sie so Ihr Interesse an dem Geschäftsmodell Ihres potenziellen neuen Arbeitgebers.
Zusätzliche Informationen
Wenn Sie mit erweitertem Wissen glänzen wollen, sollten Sie auch einen Blick auf die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens werfen. Dazu gehören nicht nur die Größe und der Jahresumsatz eines Unternehmens, sondern auch dessen Marktposition, die Konkurrenz und die Prognosen zur Entwicklung. Auch diese Informationen lassen sich mittels Internetrecherche einfach herausfinden und zeigt Ihnen bereits vor Ihrem Gespräch, wie gut es dem Unternehmen aktuell geht und mit welchen Herausforderungen es derzeit zu kämpfen hat. Werfen Sie auch einen Blick auf die letzten Pressemeldungen oder die Jahresberichte, um sich über die aktuellen Themen im Unternehmen zu informieren.
Ob Sie selbst nicht nur auf die ausgeschriebene Stelle, sondern auch zum Unternehmen passen, erfahren Sie mit einem Blick auf die Unternehmensphilosophie und die firmeninternen Werte. Diese können – wie auch die Pressemitteilungen – mit etwas Glück auf der Firmenhomepage eingesehen werden. Auch sollten Sie sich – falls vorhanden – Mitarbeitervideos oder -broschüren ansehen, die das Unternehmen von innen zeigen. Dadurch erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie sich das Unternehmen nach außen präsentieren will und Sie können im Vorstellungsgespräch gezielt Fragen hierzu stellen.
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Bereits der eine oder andere Beitrag bei den datenschutz notizen beschäftigte sich mit aktuellen datenschutzrechtlichen Themen rund um die Bewerbung sowie den sich daran anschließenden Beschäftigungsverhältnissen. So berichteten wir beispielsweise über die Berechtigung des Arbeitgebers zur konkreten Fragestellung nach einer Schwerbehinderung und stellten einen von unserem Blogautor Sebastian Ertel verfassten und in der DUD erschienenen Fachartikel online, welcher sich mit dem Fragerecht des Arbeitgebers befasst. Da das Thema aber in der Praxis immer wieder Fragen aufwirft, wollen wir es noch einmal beleuchten und dabei den Schwerpunkt auf das Bewerbungsverfahren legen: Was darf der potentielle Arbeitgeber schon während des gesamten Bewerbungsverfahrens generell alles wissen? Sind die ihm gegenüber anzugebenden Daten vergleichbar mit denen zu Beschäftigungsbeginn? Oder gibt es im Vorwege einer (arbeits-)vertraglichen Beziehung engere Grenzen?
Allgemeiner Grundsatz
Wie auch bei den Beschäftigtendaten richtet sich das Erheben und Verarbeiten der Daten eines Bewerbers unter anderem nach § 32 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), jedoch mit dem Unterschied, dass die Erhebung von Bewerberdaten nur zulässig ist, wenn sie der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses dient und gerade nicht dessen Durchführung. Dies hat zur Folge, dass etwa bei einem Vorstellungsgespräch einzig solche Fragen gestellt werden dürfen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung der mögliche Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat, welches dem Belangen des Bewerbers in Form des Schutzes seines Persönlichkeitsrechtes vorgeht. Das berechtigte Interesse des Arbeitsgebers ist dabei ausschließlich auf Auskünfte begrenzt, mit deren Hilfe er letztendlich darüber entscheiden kann, ob der Bewerber überhaupt geeignet ist in die nähere Auswahl für den Arbeitsplatz zu kommen (Feststellung der fachlichen Eignung für die vorgesehene Tätigkeit).
Beispiele unrechtmäßiger Fragen
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses, also von der Bewerbung selbst bis hin zur Entscheidung des Arbeitgebers für oder gegen den Bewerber, ist insbesondere die Erhebung folgender Daten rechtlich problematisch bzw. sogar gänzlich unzulässig:
- Ausdrückliche Fragen zum Geschlecht, zum Geburtsdatum, -ort, –namen, zum Familienstand, zur Anzahl und Alter der Kinder bzw. zu einer möglichen Schwangerschaft, zur Konfession sowie zur Staatsangehörigkeit sind im Bewerbungsverfahren nicht zuletzt vor dem Hintergrund des Diskriminierungsgedankens im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) problematisch und sollten vermieden werden. Diese Angaben dienen etwa im Gegensatz zur Anschrift eines Bewerbers gerade nicht der Kontaktaufnahme, sondern können diesen gezielt wegen einer Eigenschaft, eines Persönlichkeitsmerkmals oder Einstellung benachteiligen. Ergo sollte der Bewerber diesbezüglich auch von sich aus keine Angaben machen.
- Die Frage nach einer bestehenden Aufenthaltsgenehmigung oder einer Arbeitserlaubnis ist hingegen zulässig, wenn der Bewerber aus einem Nicht-EU-Land stammt.
- Die Telefonnummer ist im Bewerbungsverfahren grundsätzlich nicht erforderlich, sodass darauf verzichtet werden kann, außer es ist ausdrücklich eine kurzfristige Kommunikation erwünscht.
- Im Gegensatz zum Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sind Auskünfte über die Bankverbindung, die Krankenkasse oder die Sozialversicherungsnummer für das Bewerbungsverfahren generell nicht notwendig.
- Das bisherige Gehalt darf im Bewerbungsverfahren gemäß einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes (AZ: 2 AZR 171/81) nur in Ausnahmefällen, wenn das Gehalt für die Besetzung der Stelle relevant ist, beauskunftet werden.
- Ähnlich zum bisherigen Gehalt verhält es sich auch bei Fragen nach Krankheiten oder Vorstrafen. Diesbezügliche Fragen sind insbesondere nur zulässig, soweit sie auf die vorgesehene Tätigkeit konkrete Auswirkungen haben oder für die zu leistende Arbeit von unmittelbarer Bedeutung sind (z.B. Vermögensdelikte bei Kassierern).
- Die Schwerbehinderteneigenschaft darf im Bewerbungsverfahren nicht abgefragt werden. Daten über die Gesundheit unterliegen insofern einem besonderen Schutz. Zulässig und geboten ist aber der Hinweis vom Arbeitgeber, dass eine freiwillige Angabe gegebenenfalls zu Vorteilen in der Bewerberauswahl führen kann.
- Auch die Frage nach den Vermögensverhältnissen des Bewerbers, beispielsweise ob eine eidesstattliche Versicherung abgegeben wurde, ist unrechtmäßig, da dies einen schweren Eingriff in das Allgemeine Persönlichkeitsrecht zur Folge hätte.
- Der Arbeitgeber darf zudem grundsätzlich nicht nach Führungszeugnissen fragen. Dies würde sein Fragerecht unzulässig ausweiten. Eine „freiwillige“ Vorlage des polizeilichen Führungszeugnisses ist aber auch keine Alternative, da eine Freiwilligkeit schon aufgrund der Bewerbersituation ausscheidet. Dem stimmen die Datenschutzaufsichtsbehörden zu.
Konsequenzen und Fazit
Stellt der Arbeitgeber unzulässige Fragen, dürfen Bewerber unrichtige Antworten geben ohne rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen; sogenanntes Recht zur Lüge. Ebenso die Angst vieler Bewerber, dass der potentielle Arbeitgeber mit dem vorherigen Arbeitgeber Kontakt aufnimmt, um zusätzliche, aus der Bewerbung nicht ersichtliche, Informationen zu erhalten, ist erstmal unbegründet. Denn für eine rechtmäßige Kontaktaufnahme ist die (freiwillige) Einwilligung des Bewerbers notwendig. Bleibt nur noch die Hürde für den Bewerber, die Einwilligung im Fall der Fälle zu verweigern bzw. auf die Unzulässigkeit der Frage nach der Einwilligung hinzuweisen.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht stellt jedes missbräuchliche Auskunftsbegehren des Arbeitsgebers zudem einen Verstoß dar und kann schlimmstenfalls Bußgelder, Strafen sowie zivilrechtliche Schadensersatzansprüche zu seinen Lasten nach sich ziehen.
Insgesamt sind die von der Rechtsprechung und dem Gesetzgeber bei der Datenerhebung im Bewerbungsverfahren gesteckten Grenzen der Zulässigkeit enger als bei der Erhebung von Beschäftigtendaten. Schon beim Verfassen der Bewerbung sollte der Bewerber daher sparsam sein, Daten preiszugeben, und seinen Blick ausschließlich auf die für die Tätigkeit wesentlichen Informationen richten. Weniger ist manchmal mehr.