Wie fülle ich andere Zellen automatisch aus wenn ich Werte in der Excel Dropdownliste auswähle?

Im Artikel „Eingabemöglichkeiten einschränken“ habe ich ja schon beschrieben, wie man eigene Drop-Down-Listen in Excel erstellt, um die Eingaben auf gültige Werte zu beschränken.

Im heutigen Artikel möchte ich noch einen Schritt weitergehen und die Drop-Down-Listen dynamisch gestalten. Und zwar dergestalt, dass die Eingabemöglichkeiten in einer Drop-Down-Liste vom zuvor gewählten Eintrag einer anderen Drop-Down-Liste abhängig sind.

Mein Beispiel ist wie immer sehr einfach gehalten: In meiner Tabelle wähle ich aus einer Drop-Down-Liste einen Automobilhersteller aus. Abhängig vom gewählten Hersteller möchte ich in der zweiten Liste nur noch Automodelle dieses Herstellers angeboten bekommen.

Und so geht’s:

Erste Drop-Down-Liste (statisch)

Meine Beispieltabelle sieht folgendermaßen aus:

Beispieltabelle: Hersteller und Modelle

Zunächst erstellen wir für die Herstellerauswahl in Spalte A eine normale statische Drop-Down-Liste. Da dies schon mal ausführlich besprochen wurde, gibt es hier nur noch einen zusammenfassenden Screenshot:

Datenüberprüfung festlegen

Damit haben wir also für die Eingabe in Spalte A unsere erste (statische) Drop-Down-Liste mit den Herstellern definiert.

Zweite Drop-Down-Liste (dynamisch)

Damit wir später maximale Flexibilität haben, definieren wir zunächst die einzelnen Herstellermodelle jeweils als eine separate Tabelle. Beginnen wir also mit dem ersten Hersteller „Audi“:

1. Menü „Einfügen – Tabelle“ auswählen
2. Zellenbereich F1:F6 markieren
3. Option „Tabelle hat Überschriften“ anklicken

Erste Tabelle einfügen

Wie man sieht, wird die Spalte mit den Modellen jetzt als Tabelle formatiert und hat (noch) einen automatisch vergebenen Namen, hier: „Tabelle1“:

Erste Tabelle wurde erstellt

Diesen Namen müssen wir nun mit dem Namen des Herstellers ersetzen, und zwar in der exakt gleichen Schreibweise, wie er in der Spaltenüberschrift erscheint:

Tabellennamen ändern

Anschließend verfahren wir nach dem gleichen Muster mit den anderen Herstellern: Für den Bereich G1:G7 legen wir eine Tabelle mit dem Namen „BMW“ an, für H1:H6 „Mercedes“ und so weiter. Zum Schluß haben wir also vier mit eigenen Namen versehene Tabellen:

Die vier definierten Tabellen

Und nun kommt unsere dynamische Drop-Down-Liste. Markieren wir zunächst den Eingabebereich in Spalte B und rufen dann wieder das Menü „Daten – Datenüberprüfung auf“:

Dynamische Datenüberprüfung

Unter „Zulassen“ wählen wir wieder „Liste“. Als Quelle geben wir jedoch jetzt die folgende Formel ein:
=INDIREKT(A2)

Wichtig: A2 muss als relativer Bezug angegeben werden, also ohne irgendwelche $-Zeichen!

Die nachfolgende Meldung erscheint nur, da wir noch keinen Wert in der Spalte A stehen haben. Wir können sie also getrost mit „Ja“ bestätigen:

Fehler kann ignoriert werden

Was macht nun die eingegebene Formel?
Ganz allgemein gesprochen kann ich mit der INDIREKT-Funktion den Inhalt der Zelle ausgeben, auf deren Adresse ich in einer anderen Zelle verweise. Ich hoffe, folgendes Beispiel macht es etwas deutlicher:
In Zelle B1 steht die INDIREKT-Formel, die auf die Zelle A1 verweist. Und in A1 steht der Text „C5“. Die INDIREKT-Funktion interpretiert diesen Text nun als Zelladresse und gibt deshalb den Inhalt von Zelle C5 aus:

So funktioniert INDIREKT()

Anstelle einer Zelladresse kann man auch einen definierten Namen angeben. Und das ist genau, was wir in unserer Drop-Down-Liste machen: =INDIREKT(A2)

Wenn ich also in Zelle A2 den Hersteller „BMW“ auswähle, dann entspricht das gleichzeitig auch dem Tabellennamen, den wir zuvor für die einzelnen BMW-Modelle definiert haben.

Hersteller = Tabellenname

Und damit liefert mir die INDIREKT()-Funktion in der Zelle B2 nur noch die Liste der Werte, die sich an der angegeben Adresse befinden:

Dynamische Drop-Down-Liste

Wähle ich nun in der nächsten Zeile einen anderen Hersteller, so werden wieder nur die passsenden Modelle angeboten:

Anderer Hersteller – andere Modelle

Wie gesagt: Der Trick liegt daran, dass der Name der einzelnen Tabellen jeweils genau dem Hersteller entspricht.

Zusatz-Bonus:
Dass wir die Modell-Listen als Tabellen definiert haben, bringt einen weiteren Vorteil mit sich: Wenn wir später an das Ende einer Tabelle weitere Elemente hinzufügen, so werden diese automatisch auch in der Drop-Down-Liste angezeigt. Denn auch die Tabelle erweitert sich dynamisch, wie man am folgenden Beispiel sieht:

Nachträglich ergänzte Werte

In einem späteren Artikel werde ich nochmal auf dynamische Drop-Down-Listen zurückkommen und weitere Anwendungsmöglichkeiten zeigen.

Wenn du noch mehr aus Excel mit Dropdown-Listen herausholen möchtest, dann empfehle ich dir meinen Leitfaden:

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P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.