In unserer globalisierten Arbeitswelt ist es für viele inzwischen ganz alltäglich, Geschäftsbriefe und E-Mails auf Englisch zu schreiben. Und dabei ist das gar nicht immer so einfach. Denn in der englischen Kommunikation gibt es einige Regeln und Stilmittel, die sich von der deutschen Sprache unterscheiden. Mit diesen Tipps wird die Korrespondenz mit englischsprachigen Geschäftskontakten leichter. Diese allgemeinen Tipps und Umgangsformen sind die Grundlage jeder erfolgreichen Korrespondenz auf Englisch – egal, ob als Brieftext oder E-Mail:
Bei der Wahl der richtigen Anrede und Schlussformel in Geschäftsbriefen oder Business-E-Mails heißt es „Know Your Audience“: Wer ist die Adressatin oder der Adressat der Nachricht? Sind Vor- und Nachname bekannt? Wie gut kennen Sie die Empfänger:innen der E-Mail? Die englische Kommunikation gilt im Allgemeinen als etwas lockerer. Trotzdem: Schreiben Sie im Zweifel lieber eine Spur zu förmlich. Die Anrede ist eine einfache Form der Höflichkeit – lassen Sie sie nicht weg. Ist der Name der Adressatin oder des Adressaten bekannt, ist „Dear Ms.“ oder „Dear Mr.“ die richtige Wahl. Generell gehen englische Geschäftskontakte schnell zur Kommunikation auf Vornamensbasis über. Dass Ihr Gegenüber einverstanden ist, per Vorname zu kommunizieren, erkennen Sie daran, ob sie oder er nur mit dem Vornamen unterschreibt. Wenn man unsicher ist, kann man mit der Formulierung „Dear Paul (if I may),“ freundlich nachfragen. Sind die Empfänger:innen unbekannt, empfiehlt sich die förmliche englische Version des deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“: Dear Sir or Madam. „Dear Gentlemen“ ist veraltet und wird in der modernen Kommunikation nicht mehr benutzt. Für behördliche Schreiben und Gutachten ist die förmliche Überschrift „To whom it may concern“ angemessen. Auf Deutsch heißt das so viel wie „An wen es betrifft“ oder „An die zuständige Abteilung“. Die richtige Grußformel richtet sich nach dem Zielort der Empfänger:innen. Im britischen Kontext beendet man einen förmlichen Brief mit „Yours faithfully“, wenn die Empfänger:innen nicht bekannt sind. Ansonsten ist „Yours sincerely“ die korrekte förmliche Grußformel. Im amerikanischen Raum sind „Yours truly“ oder „Sincerely“ geläufige Grußformeln. Alle Formulierungen entsprechen der deutschen Phrase „Mit freundlichen Grüßen“. Im amerikanischen Englisch ist Ms., im britischen Englisch Ms die korrekte Form der weiblichen Anrede. Mrs. und Mrs verwendet man nur dann, wenn die angeschriebene Person sich selbst so bezeichnet. Mrs bezeichnet den Familienstand als verheiratete Frau. Miss ist veraltet und entspricht dem deutschen „Fräulein“. Bei der männlichen Anrede ist es einfacher: Mr. oder Mr ist die richtige Wahl. Achten Sie bei der Anrede in der englischen E-Mail oder im Geschäftsbrief darauf, ob Ihr Gegenüber aus dem amerikanischen oder britischen Sprachraum kommt. In der amerikanischen Anrede setzt man hinter die Abkürzung einen Punkt, also Mr. oder Ms. Im britischen Englisch schreibt man Mr oder Ms ohne Punkt. In amerikanischen Geschäftsbriefen und E-Mails kann auf die Anrede ein Doppelpunkt folgen, danach wird in der nächsten Zeile groß weitergeschrieben. Eine englische Besonderheit: Auch wenn auf die Anrede ein Komma folgt, wird die erste Zeile des Briefs oder der E-Mail immer großgeschrieben. Von wegen veraltet: Obwohl ein Großteil der geschäftlichen Korrespondenz per E-Mail stattfindet, werden noch zahlreiche Geschäftsbriefe auf Englisch geschrieben. Sie unterscheiden sich in Aufbau und Formulierungen von deutschen Vorlagen. So wird ein englischer Geschäftsbrief aufgebaut:
Tipps zur Website-Übersetzung Eine Website-Übersetzung Weiterlesen … Englische Übersetzungen & Texte Dialekte, Textgenre und Branchen – bei Übersetzungen in Deutsch–Englisch und Englisch–Deutsch haben wir alle Faktoren im Blick. Weiterlesen … Interview Italienisch-Übersetzerin Monica Loizzo berichtet über Besonderheiten bei Italienisch-Übersetzungen und warum sie die Sprache so faszinierend findet. Weiterlesen … Englische E-Mails folgen im Prinzip immer diesem Aufbau:
Informationen zum Betreff und zu weiteren Adressat:innen bringen Sie in den entsprechenden Feldern Ihres E-Mail-Programms unter. Die Abschnitte der E-Mail müssen natürlich noch mit Inhalt gefüllt werden. Diese häufig verwendeten Formulierungen helfen dabei, eine E-Mail richtig auf Englisch zu schreiben. Zur Einheitlichkeit verwenden wir Beispiele mit amerikanischer Schreibweise. Zu Beginn der Nachricht steht die Anrede, die Sie je nach Bedarf auswählen können.
Nach der Anrede folgt ein kurzer, freundlicher Einstieg in die Nachricht – dieser Teil funktioniert ein bisschen so wie Small Talk. Dieser Einstieg muss nicht in jeder E-Mail stehen: Wenn man oft Kontakt hat, kann man ihn auch weglassen.
In diesem Teil geht es um den Zweck der Korrespondenz. Dabei geht es häufig um die folgenden Anliegen:
Nicht jede Nachricht ist positiv: Diese Formulierungen leiten weniger erfreuliche Informationen höflich ein.
So verweist man auf Anhänge einer E-Mail auf Englisch.
Das Ende einer englischen E-Mail oder eines Geschäftsbriefs leitet man mit einem kurzen Schlusssatz ein. Diesen kann man mit einer klaren Handlungsaufforderung verbinden.
Nun fehlt nur noch eine Grußformel als Abschluss der E-Mail oder des Geschäftsbriefs.
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Ich wünsche euch allen ein schönes Wochenende - Englisch
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