Written communication in English relies on standard expressions and idioms. This short guide lists the most frequently used phrases in English to make writing letters and emails easier for you. Show A common mistake when communicating in a foreign languages is to make things overly complicated. A few key points:
Here’s a list of all the common phrases you’ll need to write a letter or email in English. No matter what you need to do – ask for a sample, make an appointment, request a written quotation, extend an invitation, say thank you, submit a complaint or apologise – you can find the right phrasing for your next English-language email or business letter here, helping you to leave the right impression. Learn which greetings and closing phrases you should use for an email or letter in English. This information is for anyone who wishes to avoid coming across as rude due to their lack of knowledge of formal requirements and who wishes to convey respect to their correspondent in their opening remarks. An overly personal greeting may leave a bad impression on your recipient. The same applies to closing remarks in letters and emails. Learn why you should phrase a letter to a government agency differently than one to someone you know. Our guide to the correct greetings and closing phrases for letters and emails will help you to avoid any potential faux pas in your future English correspondence. Do you still handwrite letters? When you entrust your private correspondence to tolingo, you know you’re in good hands. Our translators work hard not only to produce error-free translations of your letters and texts, but also to ensure all linguistic nuances are conveyed perfectly in the target language. No matter where your handwritten communication is headed, we can translate it – into English, Spanish, French and many other languages. Professionelle E-Mails auf Englisch schreiben: So geht’s! E-Mails sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Immer öfters verschicken wir diese aber nicht nur in unserer Muttersprache, sondern korrespondieren mit Kunden und Partnern weltweit auf Englisch. Auch wenn E-Mails in der Regel nicht ganz so formell sind wie Briefe, gibt es auch in der E-Mail-Korrespondenz einiges zu beachten. Mit den folgenden Tipps gelingt es dir, professionelle E-Mails auf Englisch zu schreiben: Einprägsamer BetreffDamit eine E-Mail überhaupt geöffnet wird, ist ein ausdrucksstarker Betreff unumgänglich. Verwende Keywords, die den Inhalt kurz beschreiben und versuche dabei, einfache und deutliche Wörter zu wählen. Die richtige Anrede wählenEs gibt im Englischen verschiedene Möglichkeiten für die Begrüssung. Welche Anrede man wählt, hängt einerseits davon ab, wie die Beziehung zum Empfänger ist und andererseits ob man dessen Namen kennt. Wenn die Beziehung förmlich ist, verwendet man «Dear Mr./Ms. Lastname» oder «Dear Firstname». Im englischen Sprachraum sehr geläufig, aber weniger formell ist die Anrede «Hi Firstname». Ist der Name des Empfängers unbekannt, eignen sich Anreden wie «Dear Sir or Madame» oder «To whom it may concern». Freundlicher EinstiegUm beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist es in englischen E-Mails sehr wichtig, mit einer positiven und freundlichen Aussage zu beginnen. Man sollte nie direkt auf das Business eingehen. Geläufige Floskeln sind «I hope this email finds you well» oder «I hope you’re well». Handelt es sich bei der E-Mail um die erste Kontaktaufnahme, sollte der Grund des Schreibens klar und präzise vermittelt werden: «I am writing you in reference to/regarding…» oder «I am contacting you as…». So weiss der Leser, um was es geht und was er erwarten kann. War man zuvor schon mit dem Empfänger in Kontakt, ob per E-Mail oder telefonisch, ist es wichtig, darauf einzugehen und sich zu bedanken: «Thank you for your (prompt) reply», «Thank you for getting back to me», «Thank you for your time on the phone earlier», etc. Kurze und einfache SätzeBeim Verfassen von fremdsprachigen Texten hat man oft das Bedürfnis, möglichst hochgestochen zu klingen. Man muss das Ganze aber nicht unnötig verkomplizieren: Versuche, kurze und einfache Sätze zu bilden und somit eine knackige E-Mail zu verfassen. Damit hilfst du nicht nur dir, sondern sparst dem Leser auch kostbare Zeit. Wussest du, dass «Could/Can you please send me…?» im Englischen als eher unfreundlich und zu direkt aufgefasst wird? Stattdessen sollte man «would» verwenden: «Would you please send me…?». Eine mögliche Alternative bietet die Formulierung «I was wondering if you could…?». Schlussbemerkung nicht vergessenBevor man die E-Mail beendet, sollte man dem Empfänger nochmals für seine Zeit danken: «Thank you for your consideration». Häufig fügt man auch Bemerkungen wie die folgenden dazu: «Should you have any questions, please do not hesitate to contact me», «If you require any further information, let me know» oder aber «I look forward to hearing from you (soon)». Abschliessende GrussformelGanz am Schluss der E-Mail folgt die Grussfomel. Am weitaus geläufigsten ist die formelle Schlussklausel «Kind/best regards». Bestimmt hast du auch schon von «Yours faithfully» und «Yours sincerly» gehört. Erstere Grussfomel wird verwendet, wenn der Name nicht bekannt ist, Letztere, wenn der Name bekannt ist. Pflegt man eine gute, lockere Beziehung zum Empfänger, kann man sich durchaus aus mit «Thanks» oder «Cheers» verabschieden. E-Mail gegenlesenBevor nun der Senden-Knopf gedrückt wird, empfiehlt es sich, das Geschriebene nochmals genau durchzulesen und auf Rechtschreibfehler zu prüfen. Wer sich absichern möchte, kann die E-Mail auch von einem Arbeitskollegen gegenlesen lassen. Ein letzter Check bevor die E-Mail verschickt wird, empfiehlt sich immer.Fühlst du dich im Englischen grundsätzlich noch nicht sattelfest? Melde dich für einen Business-Sprachkurs an und mach dich sprachlich fit für den Berufsalltag!
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